Styrelsearbete sker inte bara under mötena

Många tänker fortfarande på styrelsearbete som något som händer några timmar runt ett mötesbord.

Men i praktiken sker en betydande del av arbetet mellan mötena. Nya risker dyker upp. Information delas. Tankar och idéer formas. Frågor ställs och följs upp. Förslag till beslut börjar utformas.

Och kanske viktigast av allt – det är där styrelsen bygger kontinuitet och engagemang över tid.

När kommunikationen blir för fragmenterad

I många organisationer hamnar kommunikationen mellan mötena utspridd mellan:

• mejltrådar
• sms
• privata chattar
• molnlagringstjänster
• olika dokumentversioner

Det fungerar sällan bra för det skapar lätt:

• osäkerhet kring vad som gäller
• tappad historik
• dubbelarbete
• missade uppföljningar
• lägre delaktighet

Särskilt i styrelser där människor arbetar ideellt eller har begränsat med tid blir tydlighet och enkelhet avgörande.

Alla i styrelsen måste ges samma förutsättningar

En viktig princip i styrelsearbete är egentligen ganska enkel: Alla ledamöter skall ha möjlighet att ta del av samma information och samma beslutsunderlag. Det är en grundförutsättning för bra diskussioner och välgrundade beslut. Men i praktiken är det inte alltid så enkelt.

När information delas i olika mejltrådar, privata meddelanden eller externa verktyg ökar risken att:

• vissa missar viktig information
• olika versioner cirkulerar
• historik försvinner
• beslut fattas på olika informationsgrund

Därför tror vi att det är viktigt att göra det så enkelt som möjligt att dela information direkt i styrelsens gemensamma arbetsyta. Inte bara för effektivitetens skull utan också för rättvisans och kvalitetens skull.

Säkerhet handlar också om vardagliga beteenden

Säkerhet i styrelsearbete handlar sällan bara om tekniska specifikationer och kryptering. Det handlar också om människors beteenden. Om det är krångligt att samarbeta i styrelseplattformen kommer människor ofta att börja använda andra vägar istället:

• privata mejlkonton
• sms
• öppna chattappar
• externa filverktyg

Det sker nästan alltid med god intention. Men det gör samtidigt att känslig information lätt sprids utanför den miljö som egentligen är avsedd för styrelsearbetet.

Därför tror vi att säkerhet och användarupplevelse hänger nära ihop.

Ju enklare och mer naturligt det är att samarbeta i styrelsens egen plattform, desto större är sannolikheten att kommunikationen faktiskt stannar där.

Därför fortsätter vi utveckla samarbetet i Hippoly

Vi tror att framtidens styrelseplattformar behöver stödja hela arbetsflödet, inte bara själva mötet. I den senaste versionen av Hippoly har vi därför fortsatt att förbättra kommunikationen och samarbetet mellan mötena.

Det handlar bland annat om:

• tydligare hantering av viktiga inlägg
• möjlighet att fästa information högst upp
• bättre överblick över vilka som tagit del av information
• förbättrad chatt med stöd för att dela filer och bilder

Det är de små detaljerna som ofta gör den stora skillnaden.

Kommunikation är också en del av governance

Bra governance handlar inte bara om beslut och protokoll. Det handlar också om att människor känner sig informerade, involverade och samordnade.

När kommunikationen fungerar bättre mellan mötena blir det också lättare att:

• hålla ihop arbetet
• förbereda bättre diskussioner
• följa upp beslut
• minska stress och osäkerhet

Och kanske är det just där mycket av framtidens styrelsearbete kommer att utvecklas – inte bara i mötesrummet, utan i det löpande samarbetet mellan mötena.

Vill du också uppleva skillnaden? Gå in och testa på www.hippoly..com eller boka en demo.