S\u00e4tt en agenda med en tydlig tidtabell<\/b><\/h3>\n
Skapa en dagordning\u00a0 <\/span>s\u00e5 att alla vet vad m\u00f6tet skall fokusera p\u00e5. Ange hur m\u00e5nga minuter ni skall \u00e4gna \u00e5t varje punkt och vem som skall vara f\u00f6redragande. En agenda \u00e4r normalt uppdelad i Skicka dagordningen i god tid innan styrelsem\u00f6tet och uppm\u00e4rksamma deltagarna p\u00e5 om den \u00e4ndras innan m\u00f6tet.<\/p>\n Beh\u00f6ver du en agendamall f\u00f6r era styrelsem\u00f6ten? Du kan skapa dagordningen p\u00e5 n\u00e5gra sekunder med de medf\u00f6ljande mallarna i styrelseportalen Hippoly<\/a>.<\/p>\n<\/div>\n Vill du f\u00e5 inspiration f\u00f6r hur man l\u00e4gger upp diskussionen p\u00e5 b\u00e4sta s\u00e4tt? I Hippoly f\u00e5r du AI-genererade f\u00f6rslag p\u00e5 hur du b\u00e4st l\u00e4gger upp diskussionen kring ett \u00e4mne<\/a>.<\/p>\n<\/div>\n N\u00e4r m\u00f6tet n\u00e4rmar sig \u00e4r det dags att distribuera aktuella underlag. Se till att materialet till rapportpunkterna f\u00f6ljer ett standardiserat utseende. Det f\u00f6renklar f\u00f6r de som producerar rapporterna och f\u00e5r ledam\u00f6terna att k\u00e4nna igen sig fr\u00e5n m\u00f6te till m\u00f6te. L\u00e4gg ordentligt med tid p\u00e5 underlaget f\u00f6r diskussioner och beslut s\u00e5 att deltagarna p\u00e5 egen hand kan f\u00e5 en komplett bild av \u00e4mnet. Skicka underlagen g\u00e4rna en vecka i f\u00f6rv\u00e4g s\u00e5 att alla har m\u00f6jlighet att f\u00f6rbereda sig.<\/p>\n I Hippoly laddar du upp alla underlag kopplat till respektive agendapunkt. Deltagarna blir automatiskt uppm\u00e4rksammade p\u00e5 n\u00e4r nya underlag har tillkommit och l\u00e4ser in sig direkt i appen. Se hur enkelt det \u00e4r h\u00e4r!<\/a>.<\/p>\n<\/div>\n B\u00f6rja m\u00f6tet med att utse personen som skall leda m\u00f6tet (ofta styrelseordf\u00f6rande), den som skall f\u00f6ra protokoll samt eventuellt den eller de som skall justera protokollet. Att utse justeringspersoner \u00e4r en s\u00e4kerhets\u00e5tg\u00e4rd f\u00f6r att f\u00e5 fler \u00f6gon p\u00e5 protokollet och ger ett extra st\u00f6d till sekreteraren. S\u00e4kerst\u00e4ll att de som skall ge en uppdatering eller presentation \u00e4r beredda att g\u00f6ra det enligt dispositionen i agendan.<\/p>\n G\u00e5 igenom tidigare m\u00f6tesprotokoll och ge en kort \u00f6versikt av var ni befinner er och tidigare nyckelh\u00e4ndelser som har lett fram till detta. Bocka av de \u00e5tg\u00e4rder som vidtagits och uppgifter som har slutf\u00f6rts sedan det senaste styrelsem\u00f6tet.<\/p>\n F\u00f6lj upp med personer som fick ta p\u00e5 sig vissa uppgifter efter det senaste styrelsem\u00f6tet. Du kan antingen f\u00f6lja upp innan m\u00f6tet och inkludera deras uppdateringar i \u00f6versikten i b\u00f6rjan av m\u00f6tet; eller om deras uppdatering r\u00f6r sig om ett \u00e4mne p\u00e5 dagordningen kan de ge det kort n\u00e4r ni kommer till det \u00e4mnet p\u00e5 dagordningen.<\/p>\n I Hippoly f\u00e5r ni full koll p\u00e5 vad ni har best\u00e4mt, vad som skall g\u00f6ras och vad som \u00e4r gjort. L\u00e4s mer om hur styrelsens att-g\u00f6ra-lista kan hj\u00e4lpa er att f\u00e5 mer gjort<\/a>.<\/p>\n<\/div>\n Ordf\u00f6randen f\u00f6r m\u00f6tet fram\u00e5t och h\u00e5ller alla fokuserade p\u00e5 dagordningen. F\u00f6rs\u00f6k att inte avvika fr\u00e5n \u00e4mnet. Se till att ni diskuterar det v\u00e4sentliga f\u00f6r varje \u00e4mne p\u00e5 dagordningen och inte sl\u00f6sar tid p\u00e5 att uppdatera personer om det de redan vet. Som ordf\u00f6rande har man uppgiften att se till att alla kommer till tals. Be om respektive deltagares kommentarer om n\u00e5gon sitter tyst eller inte f\u00e5r ordet.<\/p>\n Om det finns ett beslut som beh\u00f6ver godk\u00e4nnas av styrelsen m\u00e5ste det g\u00f6ras p\u00e5 ett formellt styrelsem\u00f6te. Var noga med att efter diskussionen formulera beslutet tydligt. Om inte alla styrelsemedlemmar accepterar beslutet r\u00f6star man och beh\u00f6ver hitta en majoritet f\u00f6r att beslutet ska godk\u00e4nnas.<\/p>\n Efter att styrelsemedlemmar har r\u00f6stat f\u00f6r att godk\u00e4nna beslutet eller inte, registreras resultatet i dina styrelseprotokoll som ett styrelsebeslut.<\/p>\n Protokollen fr\u00e5n v\u00e5ra styrelsem\u00f6ten har m\u00e5nga funktioner. Externa intressenter, till exempel \u00e4gare, revisorer eller valberedningar vill genom att l\u00e4sa protokollen kunna f\u00f6lja styrelsens arbete och se hur och vilka beslut som har fattats. Vi som arbetar i styrelser har naturligtvis stor nytta av protokollen f\u00f6r att dokumentera v\u00e5rt arbete och komma ih\u00e5g vilka \u00e4renden vi har hanterat. F\u00f6r oss har ocks\u00e5 protokollen en viktig beviss\u00e4krande funktion.<\/p>\n F\u00f6rdelen med att anv\u00e4nda en styrelseportal som Hippoly \u00e4r att du snabbt och enkelt skriver protokollet direkt i tj\u00e4nsten. Se h\u00e4r hur det funkar att skriva protokoll<\/a>. Du kan t o m f\u00e5 hj\u00e4lp att skriva delar eller hela protokollet, l\u00e4s mer om det sj\u00e4lvskrivande protokollet<\/a>.<\/p>\n<\/div>\n N\u00e4r m\u00f6tet n\u00e4rmar sig slutet s\u00e5 \u00e4r det dags att titta fram\u00e5t. Arbetet forts\u00e4tter. Diskussionerna skall tas upp igen n\u00e4r vi ses n\u00e4sta g\u00e5ng. Diskutera kort vad ni kommer att fokusera p\u00e5 mellan nu och n\u00e4sta m\u00f6te och vilka \u00e4mnen man skulle vilja l\u00e4gga till p\u00e5 dagordningen f\u00f6r n\u00e4sta m\u00f6te.<\/p>\n Ett effektivt s\u00e4tt att planera kommande m\u00f6ten \u00e4r att anv\u00e4nda ett \u00e5rshjul.<\/p>\n Kolla h\u00e4r hur \u00e5rshjulet fungerar<\/a> i Hippoly<\/p>\n<\/div>\n Avsluta m\u00f6tet genom att g\u00e5 igenom styrelsens att-g\u00f6ra-lista, sammanfatta diskussionerna och upprepa vilka beslut som har tagits. St\u00e4m av att sekreteraren har f\u00e5tt med allt relevant i protokollet.<\/p>\n En del justerar och signerar m\u00f6tesprotokollet p\u00e5 sittande m\u00f6te. Andra vill ha mer tid p\u00e5 sig och vill ocks\u00e5 ge justeringspersonerna n\u00e5gra dagar f\u00f6r reflektion. Oavsett s\u00e5 skall det formuleras p\u00e5 ett s\u00e4tt s\u00e5 att det kan f\u00f6rst\u00e5s av en extern part och helst inte dr\u00f6ja l\u00e4ngre \u00e4n en vecka innan det \u00e4r signerat.<\/p>\n Eftersom aktiebolagslagen och f\u00f6reningslagen s\u00e4ger att beslut bara f\u00e5r fattas om samtliga styrelseledam\u00f6ter har f\u00e5tt ett tillfredsst\u00e4llande underlag s\u00e5 \u00e4r det ofta en bra id\u00e9 att bil\u00e4gga det faktiska beslutsunderlaget till protokollet. Att det inkluderas i det material som signeras skapar en stark beviskedja och en st\u00f6rre trygghet i en situation d\u00e4r man blir ifr\u00e5gasatt.<\/p>\n L\u00e4s mer h\u00e4r<\/a> om hur styrelseportalen Hippoly hj\u00e4lper dig att bygga starka beviskedjor med e-signering av bilagor och protokoll.<\/p>\n<\/div>\n En aktiv styrelse kommunicerar naturligtvis ocks\u00e5 mellan m\u00f6tena. Det kan handla om h\u00e4ndelser som kr\u00e4ver omedelbara \u00e5tg\u00e4rder, fr\u00e5gor som beh\u00f6ver ett snabbt svar eller l\u00f6pande information om vunna aff\u00e4rer, rekryteringar och andra viktiga h\u00e4ndelser. Ett s\u00e4tt att g\u00f6ra din styrelse mer delaktig i den l\u00f6pande verksamheten \u00e4r att se till att de f\u00e5r nyhetsbrev och marknadsf\u00f6ringsutskick. Styrelsen kan beh\u00f6va ta beslut mellan m\u00f6tena. F\u00f6r att dokumentera dessa beslut kan man uppr\u00e4tta m\u00f6ten ”per capsulam” vilket utg\u00f6rs av ett protokoll som beskriver beslutet och som alla i styrelsen skriver under.<\/p>\n Ett bra s\u00e4tt att \u00f6ka engagemanget \u00e4r att st\u00e4lla fr\u00e5gor. Se h\u00e4r<\/a> hur enkelt du kan g\u00f6ra det i Hippoly<\/p>\n<\/div>\n
\n– m\u00f6tesformalia, rollf\u00f6rdelning och protokoll fr\u00e5n f\u00f6reg\u00e5ende m\u00f6te
\n– rapportpunkter, t ex ekonomiskt utfall, KPIer, aff\u00e4rsl\u00e4get och prognos
\n– diskussionspunkter, aktuella \u00e4mnen som styrelsen eller ledningen lyft upp f\u00f6r diskussion
\n– beslutspunkter, de beslut som beh\u00f6ver tas p\u00e5 m\u00f6tet
\n– n\u00e4sta m\u00f6te<\/p>\n![\"Info\"](\"https:\/\/www.hippoly.com\/app\/uploads\/info-icon.png\"){kind=icon}
<\/p>\n<\/p>\nSkapa och dela m\u00f6tesunderlag<\/b><\/h3>\n
<\/p>\nB\u00f6rja m\u00f6tet med att best\u00e4mma rollf\u00f6rdelningen<\/b><\/h3>\n
F\u00e5 alla p\u00e5 banan med en \u00e5terblick<\/b><\/h3>\n
<\/p>\nF\u00f6r m\u00f6tet fram\u00e5t och l\u00e5t alla komma till tals<\/h3>\n
Diskutera och ta beslut<\/b><\/h3>\n
Skriv m\u00f6tesprotokoll<\/b><\/h3>\n
<\/p>\nPlanera f\u00f6r n\u00e4sta m\u00f6te<\/b><\/h3>\n
<\/p>\nAvsluta med en sammanfattning<\/b><\/h3>\n
Justera och signera m\u00f6tesprotokoll<\/b><\/h3>\n
<\/p>\nKommunikation mellan m\u00f6tena<\/b><\/h3>\n
<\/p>\nPrata med en expert<\/b><\/h3>\n