Filer och arkiv
Styrelsens filer på ett ställe
Underlag i mejltrådar, protokoll på någons hårddisk och ingen som vet vilken version som gäller. Med säker fildelning i Hippoly ligger styrelsens dokument samlade och krypterade. Versionen som visas är alltid den som gäller och allt går att hitta även nästa år.
En mappstruktur styrelsen känner igen
Bygg strukturen från grunden eller dra in en befintlig mapp från er gamla lagringsyta. Filerna kopplas sedan till agendor eller delas som inlägg, utan nya kopior.
Mapparna tillhör samarbetsytan, inte någons privata Google- eller Dropbox-konto. Lämnar en ledamot försvinner ingenting och den som kliver in kommer åt allt från första dagen.
Versionshantering
Versionshistorik på varje fil
Varje fil versionshanteras automatiskt. Ladda upp en ny version så lägger den sig ovanpå den ursprungliga. Tidigare versioner kan öppnas, laddas ner eller återställas.
Ingen behöver undra om rätt underlag ligger i mappen. Den senaste versionen visas alltid, historiken finns ett klick bort.
Arbetsordningen fastställs årligen vid styrelsens konstituerande möte och reglerar styrelsens arbetsformer i Klausul AB.
1. Styrelsens sammanträdenStyrelsen sammanträder minst sex gånger per år enligt den mötesplan som fastställs vid det konstituerande mötet.
2. Ordförandens ansvarOrdföranden leder styrelsens arbete, kallar till sammanträden och följer upp besluten.
3. Kallelse och underlagKallelse med dagordning och underlag skickas senast en vecka före sammanträdet.
4. BeslutsförhetStyrelsen är beslutsför när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
5. ProtokollProtokoll förs vid varje sammanträde och justeras av ordföranden och en utsedd justerare.
6. RapporteringVD rapporterar vid varje ordinarie sammanträde om bolagets ställning, resultat och likviditet.
Arbetsordningen fastställs årligen vid styrelsens konstituerande möte och reglerar styrelsens arbetsformer i Klausul AB.
1. Styrelsens sammanträdenStyrelsen sammanträder minst sex gånger per år enligt den mötesplan som fastställs vid det konstituerande mötet.
2. Ordförandens ansvarOrdföranden leder styrelsens arbete, kallar till sammanträden och följer upp besluten.
3. Kallelse och underlagKallelse med dagordning och underlag skickas senast en vecka före sammanträdet.
4. BeslutsförhetStyrelsen är beslutsför när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
5. ProtokollProtokoll förs vid varje sammanträde och justeras av ordföranden och en utsedd justerare.
6. RapporteringVD rapporterar vid varje ordinarie sammanträde om bolagets ställning, resultat och likviditet.
Läs- och nedladdningslogg
Koll på vem som tagit del av vad
Loggen visar när ett dokument öppnats eller laddats ner och av vem. Inför mötet ser ni om underlaget faktiskt är läst. Efteråt går det att visa vilka som tagit del av en handling.
Arbetsordningen fastställs årligen vid styrelsens konstituerande möte och reglerar styrelsens arbetsformer i Klausul AB.
1. Styrelsens sammanträdenStyrelsen sammanträder minst sex gånger per år enligt den mötesplan som fastställs vid det konstituerande mötet.
2. Ordförandens ansvarOrdföranden leder styrelsens arbete, kallar till sammanträden och följer upp besluten.
3. Kallelse och underlagKallelse med dagordning och underlag skickas senast en vecka före sammanträdet.
4. BeslutsförhetStyrelsen är beslutsför när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
5. ProtokollProtokoll förs vid varje sammanträde och justeras av ordföranden och en utsedd justerare.
6. RapporteringVD rapporterar vid varje ordinarie sammanträde om bolagets ställning, resultat och likviditet.
Arbetsordningen fastställs årligen vid styrelsens konstituerande möte och reglerar styrelsens arbetsformer i Klausul AB.
1. Styrelsens sammanträdenStyrelsen sammanträder minst sex gånger per år enligt den mötesplan som fastställs vid det konstituerande mötet.
2. Ordförandens ansvarOrdföranden leder styrelsens arbete, kallar till sammanträden och följer upp besluten.
3. Kallelse och underlagKallelse med dagordning och underlag skickas senast en vecka före sammanträdet.
4. BeslutsförhetStyrelsen är beslutsför när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
5. ProtokollProtokoll förs vid varje sammanträde och justeras av ordföranden och en utsedd justerare.
6. RapporteringVD rapporterar vid varje ordinarie sammanträde om bolagets ställning, resultat och likviditet.
Lagra och dela
Ladda upp till rätt plats, använd där det behövs
Månadsrapporter, avtal och policyer lever länge och används på många ställen. I Hippoly länkar du in filerna där de behövs, till exempel som underlag på en agendapunkt. Vill du uppmärksamma styrelsen på något nytt eller uppdaterat delar du filen som ett inlägg, med ett eget meddelande.
Julia Robertsson nyss Septemberrapporten är uppe! 🚀 Läs gärna före mötet på torsdag.
Kommentera…
Sophie Johnson för 3 dagar sedan 
Julia Robertsson nyss Septemberrapporten är uppe! 🚀 Läs gärna före mötet på torsdag.
Kommentera… Sophie Johnson för 3 dagar sedan Filer i direktmeddelanden
När filer behöver delas i mindre grupp
Ibland kräver ärendets natur en mindre krets: ett personalärende, VD:s villkor eller arbetsmaterialet i en förhandling innan det går till hela styrelsen. Då delas filerna i ett direktmeddelande och bara konversationens deltagare kommer åt dem.
Julia Robertsson för 2 timmar sedan Månadsrapporten är uppe! 🚀 Läs gärna före mötet på torsdag.
Sophie Johnson för 3 dagar sedan Julia Robertsson för 2 timmar sedan Månadsrapporten är uppe! 🚀 Läs gärna före mötet på torsdag.
Sophie Johnson för 3 dagar sedan Dokument som skrivs direkt i Hippoly
Beslutsunderlag, rapporter och policyer behöver inte skrivas någon annanstans och laddas upp, ni kan skriva dem direkt i Hippoly. Dokumenten kan precis som uppladdade filer signeras, kopplas till agendor eller delas som inlägg.
Arbetsordningen fastställs årligen vid styrelsens konstituerande möte och reglerar styrelsens arbetsformer i Klausul AB.
1. Styrelsens sammanträdenStyrelsen sammanträder minst sex gånger per år Rikard Green
2. Ordförandens ansvarOrdföranden leder styrelsens arbete, kallar till sammanträden och följer upp besluten. Sophie Johnson
3. Kallelse och underlagKallelse med dagordning och underlag skickas senast en vecka före sammanträdet.
4. BeslutsförhetStyrelsen är beslutsför när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
5. ProtokollProtokoll förs vid varje sammanträde och justeras av ordföranden och en utsedd justerare.
6. RapporteringVD rapporterar vid varje ordinarie sammanträde om bolagets ställning, resultat och likviditet.
Arbetsordningen fastställs årligen vid styrelsens konstituerande möte och reglerar styrelsens arbetsformer i Klausul AB.
1. Styrelsens sammanträdenStyrelsen sammanträder minst sex gånger per år Rikard Green
2. Ordförandens ansvarOrdföranden leder styrelsens arbete, kallar till sammanträden och följer upp besluten. Sophie Johnson
3. Kallelse och underlagKallelse med dagordning och underlag skickas senast en vecka före sammanträdet.
4. BeslutsförhetStyrelsen är beslutsför när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
5. ProtokollProtokoll förs vid varje sammanträde och justeras av ordföranden och en utsedd justerare.
6. RapporteringVD rapporterar vid varje ordinarie sammanträde om bolagets ställning, resultat och likviditet.
Detta får du med filerna i Hippoly
-
Krypterat i flera lager
Filerna lagras krypterade. Inte ens med full serveråtkomst kan Hippolys personal läsa ert innehåll.
-
Originalet rörs aldrig
Hippoly ändrar aldrig era filer. Laddar ni ner dem är det originalformatet ni får.
-
Upp till 1 GB per fil
Även tunga underlag som årsredovisningar med bilagor får plats.
-
Visas direkt i Hippoly
Pdf, Word, PowerPoint och många andra vanliga filformat öppnas direkt i samarbetsytan, utan att laddas ner.
-
Nedladdning kan stängas av
Vill ni vara säkra på att känsliga handlingar inte hamnar på vift kan en administratör stänga av nedladdning. Då läses filerna bara i Hippoly.
-
Ingår i alla planer
Fil- och dokumenthanteringen finns med från start, även i den kostnadsfria planen.
Fler funktionsområden
Filer och arkiv är en av många funktioner i Hippoly. Utforska fler användningsområden.
-
Dokument & mallar
Beslutsunderlag och rapporter skrivna direkt i Hippoly, med samredigering i realtid.
Läs mer -
E-signering
Signera protokoll och dokument elektroniskt med BankID, med full spårbarhet.
Läs mer -
Inlägg & meddelanden
Dela inlägg med hela styrelsen och ta de snabba frågorna i säkra direktmeddelanden.
Läs mer