Hur man förbereder sig bäst inför ett styrelsemöte
Styrelsemöten i ett aktiebolag eller i en förening är tillfället för de allra viktigaste diskussionerna och besluten. Alla deltagare måste skapa sig rätt förutsättningar för att kunna prestera på topp. Det handlar t ex om att ha tillgång till rätt beslutsunderlag, vara påläst och verka för ett konstruktivt samarbetsklimat.
Men hur förbereder man sig på bästa sätt? I vägledningen nedan har vi samlat våra kunders bästa tips med länkar till funktionerna i Hippoly som ger precis det stöd som du behöver.
I artikeln:
- Avsätt och boka in förberedelsetid
- Reflektera över tidigare möten
- Få överblick över agendan
- Studera mötesunderlagen
- Organisera dina frågor och kommentarer
- Förbered dig för diskussionerna
- Kommunicera innan
- Kom i god tid
Avsätt förberedelsetid
Att förbereda sig för ett styrelsemöte tar tid. Hur mycket beror på mängden mötesunderlag och vilka frågor som skall avhandlas. Tiden kan delas upp i faktisk tid för inläsning och den tid din egen reflektion kräver. Utmaningen är sällan att hinna läsa materialet, utan att tiden för att fundera och notera frågor och kommentarer inte räcker till. Agendan och mötesunderlagen skall normalt distribueras 5-7 dagar innan ett styrelsemöte. Så du kan redan när mötet bokas avsätta och boka in förberedelsetid i din kalender, gärna några dagar och med minst en natts sömn innan mötet. I Hippoly bokar man möten som automatiskt uppdaterar allas kalendrar.
Reflektera över tidigare möten
Styrelsemöten skall dokumenteras i skriftliga protokoll. Det är bra. Mötesprotokollen är dina bästa verktyg när du skall reflektera över det ni har gjort hittills. I ett välskrivet protokoll framgår vad ni har bestämt och nästa steg i verkställandet. Så börja med att gå igenom de senaste mötesprotokollen och fundera på var ni befinner er. Vilka är de viktigaste frågorna inför kommande möte? Vilka punkter har vi sagt att vi skall avhandla och vad borde vi diskutera? I Hippoly upprättar du och distribuerar protokollen.
I Hippoly får ni full koll på vad ni har bestämt, vad som skall göras och vad som är gjort. Läs mer om hur styrelsens att-göra-lista kan hjälpa er att få mer gjort.
Få överblick över agendan
Läs agendan och reflektera över vad du själv har för mål med mötet? Fundera på vad de som har upprättat agendan vill få ut av mötet och om du själv tycker att något saknas. Notera i så fall det och överväg att ta upp det i förväg som en övrig punkt. Om något saknas som uttryckligen har bordlagts i ett tidigare möte så är det antagligen någon som har missat. Kontakta i så fall styrelseordföranden för att få agendan korrigerad. I Hippoly upprättar du och distribuerar agendan. Deltagarna blir automatiskt uppmärksammade på när något uppdateras.
Studera mötesunderlagen
Vid vissa möten är underlagen kortfattade och standardiserade. Vid andra, där strategi, budget eller ett visst tema skall avhandlas, kan det vara många sidor text som skall läsas in. Läs noggrant och för löpande noteringar när du studerar mötesunderlagen, antingen med pennan i hand eller med fingrarna på tangenbordet om du läser digitalt. Markera den text eller de avsnitt som du har kommentarer eller frågor kring som stöd för ditt minne.
Komplettera den information som underlagen ger med egen efterforskning. Använd digitala hjälpmedel, alternativa rapporter från andra källor eller diskutera med någon i ditt nätverk som har erfarenheter inom aktuellt område. På det sättet kan du faktagranska och få en second opinion.
I Hippoly laddar du upp alla underlag kopplat till respektive agendapunkt. Deltagarna blir automatiskt uppmärksammade på när nya underlag har tillkommit och läser in sig direkt i appen. När du går igenom underlagen kan ”hi”, din personliga assistent, stötta dig genom att summera, förklara och översätta text och bilder i mötesunderlagen. Din digitala assistent kan också svara på frågor och diskutera aktuella frågor.
Organisera frågor och kommentarer
När du har läst alla underlag så har du fått en känsla av om hur mötet kommer utveckla sig utifrån ditt perspektiv. Har du mycket du undrar över och som du vill diskutera eller är det ett okomplicerat möte? Oavsett så behöver du organisera dina frågor och kommentarer sekventiellt ihop med agendan så att du snabbt kan följa med och agera på mötet.
I Hippoly organiserar du alla dina frågor och kommentarer som anteckningar och annoteringar. Anteckningar kan kopplas till ett möte, till agendan eller till ett mötesunderlag. Annoteringar gör att du enkelt navigerar mellan dina anteckningar, agendan och underlagen.
Förbered dig för diskussionerna
Vid det här laget så vet du om det finns kontroversiella eller utmanande ämnen på agendan. Du kan också ana ståndpunkter och ställningstaganden från dina övriga styrelsekollegor. Förbered dig på hur du vill hantera diskussionerna på ett diplomatiskt och konstruktivt sätt. Bestäm vad du vill uppnå och vad du hoppas att gruppen beslutar. Det ger riktning åt dina förberedelser.
I Hippoly kan du testa din argumentation på din personliga assistent. Be hi ha en annan utgångspunkt än du själv. För en diskussion och se var den tar vägen och be assistenten om hjälp för att vässa dina argument.
Kommunicera innan
Det finns stora fördelar med att ha en dialog med ordförande och styrelsen inför ett styrelsemöte. Om man t ex har många faktafrågor eller tycker att väsentligt beslutsunderlag fattas så är det är mer effektivt att komplettera underlagen innan mötet än att hålla på allting tills mötet genomförs. Har du frågor som du känner att du faktiskt redan borde ha svar på, kontakta ordföranden för en diskret dialog.
Om du direkt ser att något är fel eller att någon har missat något i förberedelserna – uppmärksamma personen på det innan mötet så slipper tid gå till spillo. Det påverkar stämningen positivt och visar på din vilja att mötet skall handla om väsentligheter och inte detaljer och misstag. Ett bra sätt att kommunicera innan ett möte i Hippoly är att göra inlägg eller ställa frågor.
Kom i god tid
Oavsett om det är ett digitalt eller fysiskt möte så finns det mycket att vinna på om man är ute i god tid. För ett fysiskt möte så handlar det om ca 15-20 minuter före mötet, för att ha tid att hälsa på övriga deltagare och kanske på medarbetare i verksamheten som inte medverkar på mötet. Om mötet är digitalt så blir det ofta bättre om deltagarna ansluter 5 minuter före utsatt tid för att visa varandra respekt och att man är taggad inför mötet.
Prata med en expert
Vill du se hur enkelt det är att använda Hippoly när du förbereder dig inför ett styrelsemöte? Boka ett gratis samtal med en av våra experter, så visar vi dig runt.