Styrelsearbetet bakom Aleva Omsorgs utveckling

Äldreomsorgen i Sverige är en bransch där mycket länge har gjorts på samma sätt. När entreprenörerna Frida och Aron Starkman startade Aleva i Umeå var det just det de ville utmana. De tyckte att branschen ofta följde en ganska fast regelbok och att det gick att göra saker annorlunda.

Ambitionen var att skapa en verksamhet där äldre inte bara får hjälp i vardagen, utan också kan fortsätta leva ett rikt liv.

Drygt tio år senare har verksamheten vuxit till Aleva Sverige, en omsorgskoncern med verksamheter inom hemtjänst, personlig assistans och innovation kring äldres livskvalitet. I takt med att bolaget vuxit har även styrelsearbetet utvecklats. En viktig del i den utvecklingen är styrelseordföranden Eva Wetterstrand.

En extern ordförande för nästa fas

När Aleva började växa insåg grundarna att styrelsen behövde ta nästa steg. De ville ta in en extern styrelseordförande. Någon med erfarenhet från både näringsliv och omsorgssektorn, men utan koppling till bolaget. Via Styrelseakademien kom de i kontakt med Eva Wetterstrand. Sedan 2016 har hon lett styrelsearbetet.

Eva har en bred bakgrund inom tjänstesektorn och internationellt företagande. Hon har haft chefsroller på SAS, arbetat inom telecom, mjukvaruindustrin, inom offentlig sektor och har även lång erfarenhet från omsorgsbranschen, bland annat från Aleris. I dag är hon produktionsdirektör i Österåkers kommun.

Styrelseuppdraget i Aleva har engagerat henne under snart ett decennium.

– Det har varit fantastiskt att följa entreprenörerna. De var duktiga från början, men under de här åren har de blivit väldigt professionella – med ett vasst ledningsteam, tydliga roller och ett allt mer strukturerat arbetssätt.

Från lokal hemtjänst till innovationsbolag

Kärnan i Aleva är hemtjänstverksamhet i Umeå och Nordmaling men redan efter något år startade bolaget också en verksamhet för personlig assistans och koncernen har fortsatt att utvecklas.

Ett av de senaste initiativen är Stunder.se, en digital plattform som bidrar till ökad livskvalitet för äldre genom att matcha aktiviteter och sociala behov. Tjänsten har utvecklats i samarbete med bland annat Uminova, RISE och Region Västerbotten.

– Det handlar mycket om att adressera ensamhet hos äldre. Hur kan man skapa fler meningsfulla stunder i vardagen?

Ambitionen är att plattformen ska kunna skala nationellt och på sikt även internationellt.

Ett styrelsearbete som utvecklats över tid

Aleva är ett ägarlett bolag och styrelsen består utöver Eva av tre personer där samtliga också är ägare. Det gör dynamiken lite annorlunda än i många större bolag.

– I ägarledda bolag finns ofta ett väldigt starkt engagemang. Man har tagit privata risker och är nära verksamheten.

Styrelsen träffas en gång i månaden, med varannan träff digitalt och varannan på plats. Under åren har arbetssättet blivit mer strukturerat.

– Vi har blivit bättre på att sätta mål, bättre på att avsätta tid för strategi och också jobba mer aktivt med omvärldsbevakning.

Arbetet har också fått extern uppmärksamhet. 2023 nominerades Eva Wetterstrand till Guldklubban av Styrelseakademien Norr – ett pris som uppmärksammar framstående styrelseordföranden.

När styrelsearbetet växte behövdes bättre struktur

När bolaget växte ökade också mängden information. Rapporter, årsredovisningar, aktieböcker, mötesunderlag och strategidokument började spridas i olika system och mejltrådar.

– Styrelsearbetet började bli ganska omfattande och då ville vi separera det från de dagliga systemen.

Målet var tydligt: styrelsen behövde en gemensam plats där allt fanns samlat. Det var då de började använda Hippoly.

En gemensam samlingsplats för styrelsen

I dag fungerar Hippoly som styrelsens centrala arbetsyta. Här finns mötesagendor, dokument, rapporter och historik samlade.

– Det blir lite som en lägereld som alla samlas kring.

Den externa redovisningsbyrån laddar exempelvis upp rapporter direkt i systemet och alla i styrelsen har tillgång till samma information.

– Det är väldigt skönt att slippa leta efter dokument i olika mejl.

Även kommunikationen mellan mötena har blivit enklare.

– Chatt och inlägg fungerar jättebra. Då kan man diskutera saker mellan mötena utan att det drunknar i den vanliga mejlfloden.

Ordning och reda skapar värde

Att samla styrelsens dokumentation digitalt har också en annan effekt. Det gör bolaget bättre förberett för framtida tillväxt.

– När allt finns strukturerat och digitaliserat är man i princip redo för en due diligence när som helst.

Med andra ord: ordning i styrelsearbetet bygger också värde i bolaget.

När ett arbetssätt följer med

För två år sedan fick Eva ett nytt ordförandeuppdrag i den familjeägda vårdgruppen Skåningegård. Då tog hon med sig arbetssättet.

– Där fanns samma behov av struktur. Då sa jag bara: vi kör Hippoly här också.

Resultatet blev snabbt tydligt.

– Nu säger vi ofta bara: “Det finns i Hippoly.”

För Eva, som är engagerad i flera organisationer, finns ytterligare en fördel.

– Det är oerhört fiffigt att kunna samla alla sina styrelseuppdrag i en och samma portal. Det gör det enklare att hålla isär roller och information – samtidigt som allt finns lätt tillgängligt på samma ställe.

Skapa utrymme för det som verkligen spelar roll

För Eva handlar styrelsearbete i grunden om mer än struktur och mötesrutiner. Det handlar om att skapa förutsättningar för utveckling.

– När styrelsearbetet fungerar bra kan man lägga mindre tid på administration och mer tid på de stora frågorna: vart bolaget ska och hur man utvecklar verksamheten.

Och i Alevas fall handlar den utvecklingen ytterst om något väldigt konkret. Att göra livet lite bättre för människor.

– I slutändan handlar allt om de äldre och de människor som behöver stöd i sin vardag. Om vi kan bidra till att skapa fler meningsfulla stunder i deras liv, då har vi lyckats.