Hans tips för en bra start!

1 Nu är det många årsstämmor och därmed konstituerande styrelsemöte – hur skulle du beskriva det mötet?

"Det är det första mötet efter årsstämman och fokus ligger på planering samt ordning- och redafrågor. Mötet är ibland styvmoderligt behandlat, trots att det innefattar viktiga dokument för att hjälpa styrelse, ledning och aktieägare till ett så bra resultat som möjligt. Jag brukar säga att ”nu lägger vi styrelsens affärsplan och budget för året”. Det blir en lite annan skärpa i mötet när man har det perspektivet."

2 När skall man ha mötet och hur lång tid bör man avsätta?

"I mina sammanhang har vi det i anslutning till eller så nära stämman som möjligt. Normalt brukar det  ta ca 1-2 timmar men det beror på hur verksamheten fungerar och om det är några nya styrelseledamöter eller en ny VD som skall introduceras. Då är det viktigt att avsätta ordentligt med tid för diskussioner t ex kring VD- och rapportinstruktion."

3 Vilka punkter är speciellt viktiga på agendan?

"Utöver de formella punkterna firmateckningsrätt och attesträtter så är styrelsens arbetsordning, VD-instruktionen och rapportinstruktionen viktiga styrdokument. Rapportinstruktionen skall innehålla verksamhetens viktigaste KPIer och beskriva varför vi behöver följa dem. Styrelsens årsplanering är en central fråga på mötet och måste kopplas till bolagets nuläge och tillväxtplan. Vilka speciella ämnen eller områden behöver vi diskutera och ta beslut om vid de 5-6 tillfällena som vi ses för att leda och styra bolaget i rätt riktning? På mötet vill jag även lägga tid på försäkringsfrågan, så att man förstår verksamhetens riskexponering. Hur bolaget, medarbetare och styrelse är försäkrade brukar vi också följa upp på ett senare styrelsemöte i samband med riskanalysen."

4 Vad skall man som styrelseordförande tänka på speciellt inför mötet?

"Ett bra konstituerande möte måste förankras och förberedas väl. Alla vill ju få ett bra samtalsklimat där man öppet diskuterar vad man skall göra under året och vad vi skall fokusera på. Ordförande och VD bör i god tid innan gå igenom alla policys och instruktionsdokument. VDn skall kunna framföra sina synpunkter på materialet och förvänta sig en pragmatisk diskussion med styrelsen. Jag brukar be VDn att förklara VD-instruktionen för styrelsen och t ex en ledamot att ge sina perspektiv på attestinstruktionen. Om man har förberett och förankrat så blir det konstituerande mötet roligt, annars blir det bara ett lågenergimöte."

5 Vad är lätt att missa utifrån din erfarenhet?

"En vanlig miss är att man avsätter för lite tid, är lite för snabb och tar samma material som förra året utan att tänka igenom om det fortsatt är relevant. Då är det lätt att uppfattas nonchalant inför frågorna vilket kan leda till bekymmer. Att materialet kommer ut för sent till ledamöterna är också ett misstag som kan vara svårt att reparera – speciellt om man har nya ledamöter ombord. Sedan kan man missa i planeringen av kommande möten. Bokningen av årskalendern är helig och en förutsättning för att samarbetet mellan styrelse, VD och ledning skall fungera"

6 Hur menar du då?

"Det är så viktigt att styrelsens och ledningens kalendrar matchar, att styrelsemötena harmoniserar med verksamhetens årstakt så att materialet och analyserna blir klara i tid till respektive möte. VD behöver, gärna innan det konstituerande mötet, planera med sin ledningsgrupp så att datum för strategidygn och de andra möten där de medverkar passar för alla. Jag är så otroligt imponerad av alla ledare, deras ambitioner och fina prestationer. En god planering innebär att de får rätt förutsättningar att samarbeta med oss i styrelsen."

7 Styrelseakademien Västsverige har precis släppt en mall för det konstituerande mötet integrerad i Hippoly. Hur funkar den?

"Vår ambition var att ta fram en mall för en perfekt start på styrelseåret, fylld med tips och länkar till nyttiga dokument. Den är gratis och det är bara att logga in på Hippoly, skapa ett möte och aktivera mallen. Alla styrelser kanske inte vill ha med alla punkterna, men med mallen som utgångspunkt så kommer du inte att missa något."

8 Som VD för nystartade IKANO Bank hade du Ingvar Kamprad som "mentor". Vad har du tagit med dig från din tid med honom?

"Vi hade enskilda samtal fyra gånger per år och han var väldigt tydlig i sin syn på styrelsearbete. Ingvar ville fördela 20% av mötestiden på avrapportering och 80% på framåtlutad diskussion om hur vi kan bli bättre och smartare. "Vad resultatet blev kan vi läsa i datorn men om du kan berätta vad vi har lärt oss, då vill jag höra!". Han återkom ofta till att styrelsemötena måste ge VDn energi och arbetsglädje – får man inte det så har ordförande misslyckats. Det tänker jag ofta på!"