Skapa starka beviskedjor med bilagor till protokoll

Protokollen från våra styrelsemöten har många funktioner. Externa intressenter, tillexempel ägare, revisorer eller valberedningar vill genom att läsa protokollen kunna följa styrelsens arbete och se hur och vilka beslut som har fattats. Vi som arbetar i styrelser har naturligtvis stor nytta av protokollen för att dokumentera vårt arbete och komma ihåg vilka ärenden vi har hanterat. För oss har också protokollen en viktig bevissäkrande funktion.

Eftersom aktiebolagslagen och föreningslagen säger att beslut bara får fattas om samtliga styrelseledamöter har fått ett tillfredsställande underlag så är det ofta en bra idé att bilägga det faktiska beslutsunderlaget till protokollet. Att det inkluderas i det material som signeras skapar en stark beviskedja och en större trygghet i en situation där man blir ifrågasatt.

Hippoly har funktionalitet för att lägga till bilagor till protokollet när det skickas för e-signering. Signatörerna får med det möjlighet att bekräfta att det var utifrån den här informationen och på dessa grunder som beslutet fattades.

Så – säg hej då till protokollerade beslut utan bakgrundsbeskrivning eller som hänvisar till bilagor som ingen kan hitta. Välkommen att skapa en komplett beskrivning, bättre transparens och ökad trygghet genom att inkludera bilagor när ni signerar protokoll i Hippoly.