Smidig e-signering för styrelser blir ännu kraftfullare
Hippoly har sedan länge varit det självklara alternativet för mängder av styrelser när det kommer till att e-signera protokoll, årsredovisningar och andra viktiga dokument. Ändamålsenliga signeringsflöden anpassade för styrelser och möjligheten att inkludera signerande parter även utanför styrelsen har gjort Hippolys e-signering till en mycket uppskattad och frekvent använd funktion. Nu lanserar vi ett antal förbättringar som gör funktionen än mer kraftfull och ger dig som användare större flexibilitet att anpassa dina signeringsflöden efter olika behov.
1. Turordning
Det kan ibland finnas behov av att styra i vilken ordning olika personer ska signera ett dokument. Ett exempel är där revisorn ska signera årsredovisningen efter det att styrelsen har signerat. Med den nya inställningen Turordning kan du enkelt ange när respektive signerande part ska kunna signera och därmed få mejl om att de har ett dokument att signera.
Inställningen görs när en ny signering startas genom att du lägger till de signerande parterna och därefter klickar på Ange turordning. Till höger om varje part visas en rullgardinsmeny där du kan välja när i ordningen parten ska signera. Observera att du kan ha samma val på flera parter, till exempel 2:a. Det innebär att dessa parter får mejl om att signera dokumentet först efter det att den eller de parter som har turordning 1:a har signerat. Om det är så att en specifik part ska signera efter att alla andra signerat, som i exemplet ovan med årsredovisningen, så väljer du bara När övriga signerat på den parten.
2. Styr signeringsmetod
När en ny signering startas föreslår Hippoly automatiskt vilken signeringsmetod respektive part bör signera med baserat på hur användaren loggar in på Hippoly. Används BankID för inloggning föreslås även BankID för signering, annars föreslås signering med hjälp av kod som skickas via SMS.
Nu kan du ändra signeringsmetod för parterna när du startar en signering och exempelvis tvinga användande av BankID, även om parten inte använder BankID för att logga in på Hippoly. För att ändra signeringsmetod klickar du på redigera-knappen till höger om parten. Du kan välja mellan signeringsmetoderna BankID, Kod via SMS eller Ingen extra verifiering (One-click-sign).
3. Uppdatera signerande part under pågående signering
När en signering startas används de uppgifter som finns på de signerande parternas Hippoly-konton (Ej för externa parter). Uppgifterna används i signeringsflödet för att skapa det så kallade bevispaketet och för att skicka mejl och eventuella signeringskoder via SMS. Av olika anledningar kan dessa uppgifter ibland behöva uppdateras efter det att signeringen startats, till exempel om den signerande parten har bytt e-postadress men glömt att uppdatera sitt Hippoly-konto med den nya adressen.
Nu kan du som startat signeringen eller är administratör över samarbetsytan uppdatera en signerande parts uppgifter under en pågående signering. Du gör detta genom att öppna dialogen Hantera signering för det dokument som signeras och därefter klicka på redigera-knappen till höger om parten som behöver uppdateras. Det du kan ändra är:
- Epostadress
- Telefonnummer (vid signering via SMS)
- Signeringsmetod
Happy signing!