Välj rätt digital plattform för ditt styrelsearbete

Är det dags att hitta rätt digital plattform för att effektivisera styrelsearbetet? Tänk då på att det enskilt viktigaste är att ni väljer ett verktyg som är tillgängligt med full funktionalitet på alla plattformar och lätt att använda. Flera av alternativen på marknaden är utvecklade för en situation där styrelseadministrationen sköts av en sekreterare. Det gör att många styrelsemedlemmar inte upplever några större fördelar med det nya arbetssättet. Vidare blir framdriften i arbetet ofta beroende av en eller ett fåtal personer. Syftet med en styrelseportal är inte bara att distribuera information, utan även säkerställa att alla medlemmar kan vara med i diskussioner och bidra effektivt till styrelsens arbete. Här går vi igenom de viktigaste aspekterna att tänka på när ni väljer en digital plattform för ert styrelsearbete.

Tillgänglighet

Tillgänglighet är en kritisk faktor när det gäller att välja en styrelseplattform. Alla medlemmar i styrelsen måste kunna använda plattformen utan problem. Här är några nyckelaspekter att överväga:

Plattformsoberoende: Plattformen bör vara tillgänglig från olika enheter, inklusive datorer, surfplattor och smartphones. Detta gör det möjligt för medlemmar att delta i styrelsearbetet oavsett var de befinner sig.
Anpassningsbarhet: Plattformen bör stödja hjälpmedel som skärmläsare, textförstoring och högkontrastlägen för att säkerställa att alla medlemmar kan använda verktygen effektivt.
Enkel inloggning: Att ha en säker men enkel inloggningsprocess, t ex genom BankID, gör det lättare för medlemmar att komma åt plattformen utan att behöva hantera komplexa lösenordssystem.

Användarvänlighet

Användarvänlighet går hand i hand med tillgänglighet. En användarvänlig plattform gör det enklare för styrelsemedlemmar att utföra sina uppgifter snabbt och effektivt. Här är några faktorer att tänka på:

Intuitiv design: Ett väl designat användargränssnitt med hög igenkänningsfaktor minskar inlärningskurvan och gör det möjligt för medlemmar att direkt hitta information och använda alla funktioner utan utbildning.
Samverkansverktyg: Funktioner som möjliggör realtidskommunikation, som chattar och videokonferenser, samt samarbetsverktyg som funktioner för snabba enkäter, delade dokument och uppgiftshantering, är ovärderliga för att underlätta smidigt och effektivt samarbete.
Digital assistans: Styrelseverktyget kan baserat på AI automatisera manuella uppgifter och assistera användarna på olika sätt. Funktioner för att skapa förslag på mötesupplägg, transkribera möten, sammanfatta text och generera protokoll gör att man kreativt stöd och frigör tid för annat.

Säkerhet och dataskydd

Att hantera känslig information kräver en plattform med ett robust säkerhetsystem. Säkerställ att plattformen erbjuder:

Datakryptering: All data bör krypteras både vid överföring och lagring för att skydda mot obehörig åtkomst.
Åtkomstkontroll: Möjligheten att definiera olika åtkomstnivåer för olika medlemmar säkerställer att endast behöriga personer kan se och redigera känsliga dokument.
Regelbunden säkerhetsuppdatering: Plattformen bör ha en aktiv uppdateringspolicy för att hantera nya säkerhetshot och hålla er data skyddade.

Slutsats

Att välja rätt digital plattform för styrelsearbete innebär att noggrant överväga både tillgänglighet och användarvänlighet. En bra plattform bör vara tillgänglig för alla medlemmar, enkel att använda och säker för att hantera känslig information. Genom att investera i rätt verktyg kan ni inte bara förbättra effektiviteten och samarbetet i styrelsen, utan också säkerställa att ni uppfyller era organisatoriska mål på en trygg och effektiv arbetsmiljö.

Prata med en expert

Vill du se hur enkelt det är att använda Hippoly för att digitalisera styrelsearbetet? Boka ett gratis samtal med en av våra experter, så visar vi dig runt.