Åsa lär oss att leda på avstånd!

1 Din verksamhet drabbades hårt av pandemin, men du var också snabb att ställa om. Hur lyckades du med det?

"Det var dramatiskt för mig, såsom för alla i min bransch. 100% av uppdragen försvann på tre dagar. Chocken varade någon dag, men sedan var det bara att fokusera på vad jag kan bidra med i detta sammanhang. Det enda tänkbara var att omfamna tekniken och delvis formulera om mitt erbjudande. Att leda på distans blev min nya paradgren. Jag ställde om snabbt och kunderna hängde på. Ett stort uppdrag kring utbildning i förändringsledning omvandlades till att istället handla om konsten att leda digitala möten."

2 Du föreläser om komplex förändring och hur man tar sig igenom kriser. Åt du din egen medicin?

"Ja, det gjorde jag nog. När oförutsägbarheten drabbar oss så är det viktigt att ha motståndskraft. Krisforskningen visar att motståndskraft byggs av självtillit, av det sociala stöd vi har i vår omgivning och av vår möjlighet att skapa ny mening och nya mål. Jag är väldigt tacksam för att jag hade de förutsättningarna på plats när pandemin drabbade oss."

3 Du är expert på god möteskultur, hur definierar du det?

"För mig handlar det om både kultur och struktur och innefattar allt det vi gör före, under och efter våra möten. God möteskultur skapar engagemang, delaktighet och förutsättningar för att vi gemensamt skall nå målet med mötet. Vi ägnar ca 30% av vår arbetstid till möten, kanske ännu mer just nu, och många är inte medvetna om hur man med rätt förberedelser och beteende kan påverka ett möte till att bli sådär riktigt, riktigt bra."

4 Vad är dina bästa tips för att lyckas med möten på distans?

"Förbered dem väl. Fundera på vad vi behöver mötet till och vad vi kan göra innan. Arbeta med interaktiviteten och dialogen. Här kan man i förväg fördela rollerna så att fler är aktiva och bidrar. Börja med att checka in och ställ några lättsamma frågor. Gå igenom mötets spelregler och syfte. Undvik att ha för långa möten. Längre än två timmar är tufft. Avsluta med att checka ut. Ställ frågor om hur deltagarna upplevde mötet och om vi nådde mötets mål."

5 Fler tips just kopplat till det praktiska?

"Om du skall lyckas på distans måste du bli vän med tekniken. Känner du dig osäker på de olika plattformarnas funktioner för interaktion och kommunikation, fråga någon kollega, googla eller gå en kurs. En förutsättning för att känna delaktighet är att du och deltagarna har på mikrofon och kamera. Använd dig av de kommunikativa verktyg som funkar i det digitala: rösten och den del av kroppsspråket som syns i bild. Stå upp ibland. Vid lite större möten kan det vara bra att ha en co-host som har ansvar för det praktiska, t ex chatten, så att du helt och fullt kan fokusera på att vara närvarande."

6 Vilket är de vanligaste misstagen när man genomför möten på distans?

"Ibland brukar vi spela in chefer när de genomför ett möte och tillsammans utvärdera deras insats. Slutsatsen är nästan alltid att de ställer för få frågor och inte lyssnar på riktigt. Det är konstarter som man behöver behärska, inte minst på den digitala arenan. Att man har för långa möten är ett annat misstag, eller att ett möte börjar precis när ett annat slutar."

7 Hybridmöten då, när några sitter i ett rum och några är med på distans?

"Det är svårt. Å ena sidan skall man vara närvarande för de i rummet, å andra sidan skall du få med dem som är med på video. Mycket handlar om mötesledaren, att den riktar sig till alla oavsett var de är. Alla skall ju ha samma förutsättningar att delta i mötet. Vidare gäller det att även här utnyttja tekniken rätt och att t ex placera kameran på ett sätt så att alla syns. Men oftast rekommenderar jag att alla kör via video, även om några är på samma plats."

8 Vad ser du som mest positivt med möten på distans?

"Utöver att man sparar både miljö och tid när man inte reser så känns det faktiskt som att vi lär känna varandra på ett annat sätt. Vi får ibland se in i varandras privata sfärer, hur det ser ut hemma, hur vardagslivet är. Plötsligt ser man en skymt av familjen eller av ett husdjur. Allt detta skapar nya emotionella band mellan oss."

9 Styrelser verkar ha varit välförberedda på det nya arbetssättet – håller du med?

"Styrelser med externa ledamöter har haft ett försprång, eftersom de alltid delvis har arbetat på distans. Kommunikationen mellan de fysiska mötena har normalt skett via telefon- eller videomöten, vilket jag tror har gjort att de generellt har klarat distansarbetet bättre än många andra. Styrelser är också, i idealfallet, vana att planera sina möten noggrant. Vi har nog mycket att lära av styrelsernas arbetssätt, även om de också behöver jobba med struktur och kultur för att öka engagemang och delaktighet."