Den viktigaste faktorn när du väljer en styrelseportal
Och varför det kan kosta er både effektivitet och förtroende att ignorera den.
När företag ska välja styrelseportal eller plattform för styrelsearbete ser checklistan ofta likadan ut:
-
Banknivå på säkerhet ✅
-
Alla grundfunktioner som alla leverantörer lovar ✅
-
Kanske lite AI-funktioner som gör livet enklare ✅
Allt detta är viktigt. Men här är sanningen som sällan sägs högt:
Om plattformen inte är enkel att använda spelar inget av det andra någon roll.
Varför användarvänlighet slår allt annat
Styrelsen består av människor med olika digital vana. Vissa är tekniskt drivna – andra betydligt mindre. Om den valda portalen känns krånglig eller har en brant inlärningskurva händer två saker:
-
Användningen stannar av.
Även den mest säkra och funktionsspäckade plattformen är värdelös om bara halva styrelsen faktiskt använder den. -
Sidokanaler tar över.
Plötsligt börjar viktiga dokument skickas via mejl igen. Andra kommunikationsvägar dyker upp. Känslig information riskerar att hamna utanför den säkra miljön ni investerat i. -
Frustrationen växer.
Möten blir mindre effektiva när folk inte hittar rätt dokument, har svårt att logga in eller fastnar i gränssnittet.
Den osynliga dominoeffekten
Användarvänlighet är inte en “nice-to-have” – det är kittet som håller ihop alla andra fördelar. Utan den urholkas säkerheten, effektiviteten minskar och investeringen tappar sitt värde.
Vi har sett styrelser överge plattformar – inte för att de saknade funktioner, utan för att de kändes jobbiga att använda.
Vad betyder “enkel att använda” i praktiken?
En riktigt intuitiv styrelseportal ska:
-
Kräva minimalt med utbildning för nya användare
-
Vara enkel att navigera, även för förstagångsanvändare
-
Fungera snabbt och smidigt på alla enheter
-
Ha en ren och tydlig design, utan onödigt brus
-
Göra kärnuppgifter (ladda upp dokument, kommentera, godkänna ärenden) självklara och lätta att utföra
Tänk så här: styrelseledamöterna ska lägga sin energi på besluten – inte på navigeringen.
Så testar du användarvänligheten innan du bestämmer dig
Ett enkelt test innan ni väljer plattform:
-
Be en styrelseledamot som inte är så teknikvan testa den i 15 minuter – utan instruktioner.
-
Ge dem uppgiften att ladda upp ett dokument, kommentera det och hitta protokollet från senaste mötet.
-
Observera hur många gånger de tvekar eller frågar om hjälp.
Om de klarar det utan hinder – då har ni hittat en kandidat.
Avslutande tanke
En styrelseportal är bara så stark som de som använder den. Och människor använder den bara om den är enkel och smidig. Så ja, granska säkerheten. Jämför funktionerna. Utforska AI-möjligheterna.
Men innan ni skriver på, ställ den viktigaste frågan:
”Kommer alla i styrelsen faktiskt att tycka om att använda den här?”
För om svaret är “troligen inte” är risken stor att ni investerar i en mycket säker och kompetent… ”spökstad”.
På Hippoly är användarvänlighet en av våra käpphästar. Vi har lagt ner mycket arbete på att skapa en plattform som inte bara är säker och funktionsrik, utan också genuint trevlig att använda – för alla styrelseledamöter, oavsett teknikkunskaper.