Uddevallahem jobbar lite smartare!

1 Du leder Uddevallahem som består av ett antal organisationer, hur är ni organiserade?

"Uddevallahem är en kommunal bostadsstiftelse som förvaltar, utvecklar och bygger fastigheter i Uddevalla kommun. Vi äger 4 676 bostäder och 780 lokaler. Koncernen består av ett antal dotterbolag och ytterligare en stiftelse. Hippoly används i sex styrelser och organiserar ett 40-tal styrelseledamöter."

2 Hur såg er behovsbild ut?

"Vi hade behov av att skapa en plats där vi hanterade allt material, alla möten och alla underskrifter på samma ställe. Med tanke på att vi består av ett antal olika organisationer så ville vi hitta ett system som kunde hantera hela koncernen – både praktiskt och formellt. Eftersom mina styrelsekollegor rör på sig ganska mycket så behövde vi en lösning som med enkelhet funkar oavsett var man befinner sig."

3 Hur gick du tillväga när du utvärderade olika lösningar?

"Jag googlade på Board Portal och tittade på lite olika alternativ. Vi övervägde också att bygga något i Share Point eller liknande. Men, valet blev väldigt enkelt när jag såg hur bra och prisvärt ett anpassat system för styrelsearbete är."

4 Varför föll valet på Hippoly?

"Förutom att det innehöll alla funktioner vi efterfrågade så var den enskilt viktigaste faktorn enkelheten. Hippoly var den lösning som jag upplevde ha högst användarvänlighet. Och jag har inte blivit besviken. Systemet är otroligt lätt att hantera, administrera och komma igång med. Vi klarade av allt själva och behövde inte ens ta hjälp av deras kundservice. Det tillsammans med en mycket attraktiv prisbild gjorde valet enkelt."

5 Hur togs Hippoly emot av dina styrelsekollegor?

"En styrelse i ett kommunalt företag består av olika personer med olika bakgrund och nivå på IT-erfarenhet. Några uttryckte ”äntligen”, andra fick jag hjälpa lite på traven. Men alla klarade att, på kort tid och utan specifik utbildning i systemet, börja arbeta på vårt nya sätt."

6 Vilka är de största nyttorna?

"Vi har skapat en väldigt tydlig struktur för fildelning, möteshantering och e-signering – allt på samma ställe. Mina styrelsekollegor, som rör på sig ganska mycket, vet precis var de skall gå om de efterfrågar information. Allt kan hanteras 24/7 från en mobiltelefon, dator eller en surfplatta. Vi har fått en bättre kontroll, högre tillgänglighet till information och sparar otroligt mycket tid, inte minst i samband med att få ihop all formell redovisning."

7 Vad har du för tips till dina kollegor inom fastighetsbranschen?

"Jag har alltid varit intresserad av hur man kan använda tekniken för att få en smidigare tillvaro. Fastighetsbranschen är långt framme inom vissa områden men just på styrelseområdet så tycker jag att vi har varit sena på bollen. Så mitt tips är att digitalisera den processen också och fokusera på en lösning som är enkel att använda och där allt finns på ett ställe. Gör som Uddevallahem – jobba lite smartare!"