Vad ligger bakom ett riktigt bra styrelsemöte?
De flesta som sitter i en styrelse har upplevt både riktigt bra och mindre bra styrelsemöten.
I vissa styrelser uppstår ett naturligt flyt i arbetet. Diskussionerna är fokuserade, besluten tydliga och mötena känns meningsfulla. I andra sammanhang kan mötena kännas mer trevande. Tiden rinner iväg, några ledamöter är mer aktiva än andra och mötet lämnar inte alltid den känsla av framdrift som man hade hoppats på.
Vad är det egentligen som skiljer dessa möten åt?
I ett nyligen genomfört webinar diskuterade vi detta tillsammans med många styrelseledamöter från både företag och föreningar. Samtalet landade i fem fundament som ofta ligger bakom ett riktigt bra styrelsemöte och i förlängningen ett väl fungerande styrelsearbete.
1. Tydlighet
Många styrelsemöten blir bättre redan innan de börjar.
När syftet med mötet är tydligt, och det finns en genomtänkt agenda, blir diskussionerna mer fokuserade. Styrelsen vet vilka frågor som ska diskuteras och vilka beslut som förväntas fattas.
Samtidigt är varje styrelsemöte en del av ett större sammanhang. Under året återkommer vissa frågor, till exempel strategi, budget, uppföljning, risker och viktiga vägval. Många styrelser arbetar därför med ett årshjul som visar hur dessa frågor fördelas över årets möten.
När man förstår vilken roll just detta möte spelar i helheten blir det också lättare att prioritera rätt frågor och skapa en tydlig struktur för mötet. Styrelsearbete handlar ju i grunden om att fatta välgrundade beslut vid rätt tillfälle under året.
I praktiken skapas tydlighet ofta av några enkla saker:
- att mötet planeras i god tid
- att agendan är tydligt strukturerad
- att beslutspunkter framgår klart
- att mötet kopplas till styrelsens årshjul och övergripande planering
När tydligheten saknas uppstår lätt en känsla av att mötet “letar efter sin form”. Diskussionerna kan bli spretiga och det blir svårare att nå fram till konkreta beslut.
2. Trygghet
Har du någon gång upplevt att vissa ledamöter visar tecken på osäkerhet redan i början av mötet?
Ofta beror det inte på bristande kompetens utan på att förutsättningarna för att förbereda sig har varit olika.
Ett bra styrelsemöte bygger på att alla ledamöter känner sig pålästa och trygga i materialet. Det skapar bättre diskussioner och gör det lättare för alla att bidra.
Det handlar bland annat om att:
- material delas i god tid
- all information är samlad på ett ställe
- alla ledamöter får samma information samtidigt
När tryggheten finns på plats blir styrelsen mer aktiv och diskussionerna mer konstruktiva.
3. Engagemang
Ibland märker man ganska tydligt att alla inte är på plats mentalt när mötet börjar.
Det är egentligen inte så konstigt. Ett styrelsemöte sker kanske bara sex eller sju gånger per år och ledamöterna har ofta många andra åtaganden i sina vardagliga roller.
Därför kan det vara värdefullt att skapa lite energi inför mötet.
I vissa styrelser sker detta genom att:
- frågor lyfts i förväg
- korta diskussioner startas mellan möten
- ledamöterna får möjlighet att bidra redan innan mötet börjar
Ett annat enkelt arbetssätt är att ge vissa ledamöter ett särskilt ansvar att bevaka ett område över tid, till exempel konjunkturen, konkurrenter eller ett relevant teknikområde. Vid mötets inledning kan de då kort dela med sig av sina spaningar. Det skapar ofta både bättre omvärldsbevakning och ett naturligt engagemang i styrelsens arbete.
När dialogen startar tidigt och fler känner ett tydligt ansvar i arbetet ökar ofta både engagemanget och kvaliteten i själva mötet.
4. Respekt
Vi har nog alla varit med om styrelsemöten som drar ut på tiden.
Det kan naturligtvis hända ibland. Men i vissa sammanhang verkar det nästan vara regel snarare än undantag.
Ofta handlar det inte om att diskussionerna är oviktiga, utan om hur mötet leds och struktureras.
Respekt i styrelserummet handlar både om respekt för varandra och för tiden. Det innebär till exempel att:
- alla ges möjlighet att komma till tals
- diskussionerna hålls fokuserade
- mötet drivs framåt så att alla punkter hinns med
När mötet är väl strukturerat uppstår ofta en bättre dynamik i gruppen.
5. Värdeskapande
Ett styrelsemöte slutar inte när mötet är slut.
Det verkliga värdet uppstår när besluten omsätts i handling.
Därför är det viktigt att mötet avslutas med tydlighet kring vad som faktiskt beslutats och vad nästa steg är. Det kan handla om att:
- sammanfatta beslut och uppgifter
- dokumentera mötet i ett protokoll
- säkerställa att justering och signering sker utan onödiga dröjsmål
När detta fungerar skapas en känsla av framdrift och styrelsearbetet bidrar på riktigt till organisationens utveckling.
Fem fundament för bättre styrelsearbete
Sammanfattningsvis bygger ett väl fungerande styrelsearbete ofta på fem grundläggande faktorer:
Tydlighet
Trygghet
Engagemang
Respekt
Värdeskapande
Det intressanta är att dessa perspektiv inte bara gäller själva styrelsemötet. De säger också mycket om kulturen i styrelsearbetet generellt.
När de här fundamenten finns på plats blir styrelsemötena inte bara mer effektiva – de blir också mer meningsfulla för alla som deltar.
På Hippoly arbetar vi dagligen med styrelser i företag, föreningar och organisationer som vill skapa mer struktur och bättre flyt i sitt styrelsearbete.
Vår erfarenhet är att relativt enkla arbetssätt, rätt struktur för möten, tydlig informationsdelning och bra uppföljning kan göra stor skillnad för både kvaliteten på besluten och upplevelsen i styrelserummet.
Vill du veta mer om hur andra styrelser arbetar kan du läsa fler artiklar på vår blogg eller boka en kort genomgång av hur Hippoly används i praktiken.