Governance som konkurrensfördel

Progrits är en europeisk mjukvarukoncern med verksamhet inom nischade B2B-system och informationstjänster. Gruppen ägs av det danska riskkapitalbolaget Axcel tillsammans med management och växer både organiskt och genom förvärv. Nya bolag tillkommer, due diligence-processer genomförs löpande och flera styrelser arbetar parallellt över landsgränser.

Att driva en internationell koncern med 20 bolag handlar i hög grad om hur man arbetar effektivt tillsammans, i styrelser, i ledning och i dialogen med externa parter. I en sådan miljö blir governance inte en administrativ detalj utan en del av affären.

Från kryptering till struktur

Tidigare använde Progrits en krypterad filplattform för att hantera känslig information. Säkerheten var hög och ambitionen tydlig: inget känsligt material skulle spridas fel.

Men plattformen var i grunden en mappstruktur. Det fanns ingen möteshantering, inget stöd för agenda och protokoll, ingen digital signering och ingen möjlighet att föra strukturerade diskussioner i samma miljö. Så fort dialogen med en extern part behövde fördjupas fick man kommunicera via mejl – med allt vad det innebär av risk och otydlighet.

”Så fort en extern part är med i ett mejl uppstår en risk. Vi ville ha ett officiellt gränssnitt för all formell kommunikation.” Björn Ekström VD och koncernchef Progrits

Det blev tydligt att säker lagring inte var tillräckligt. Det som behövdes var ett gemensamt arbetssätt – lika säkert, men mer strukturerat och användbart.

Ett gemensamt gränssnitt för formell styrning

Idag använder Progrits Hippoly i koncernstyrelsen och i samtliga dotterbolagsstyrelser. Plattformen används också som datarum i samband med förvärv samt i kommunikationen med långivare, banker och revisorer. Även ägarkommunikationen hanteras i en separat samarbetsyta.

Totalt arbetar omkring 80 personer internt i miljön och bitvis är de externa användarna lika många.

Det som gör skillnad är inte bara att all information är samlad på ett ställe. Det är att arbetsflödena är inbyggda i arbetssättet. Agendamallar ligger uppe, protokoll skrivs strukturerat och signeras digitalt. Årshjulet används för att planera aktiviteter inom respektive fokusområde och skapa dokumentation som kan visas upp vid certifieringar eller externa granskningar.

Processer som inte behöver vara individuella är standardiserade. Det skapar tydlighet över alla 20 bolag – utan att ta bort flexibiliteten i den operativa verksamheten.

Samtidigt är gränssnittet tydligt avskilt från koncernens interna IT-miljö. Här publiceras och diskuteras fast information, säkert och kontrollerat. Informationen lagras inte lokalt och kommunikationen sker inte via spridda mejltrådar. Det är enkelt att ladda upp information, sätta det i rätt kontext och föra dialog direkt i anslutning till det.

Det är användarvänligt – och det är konsekvent.

Från datarum till löpande styrelsearbete

En särskilt tydlig effekt märks i samband med Progrits förvärv. Under due diligence används Hippoly som datarum. När affären är slutförd fortsätter arbetet direkt i samma miljö – nu som styrelseforum för det nya bolaget.

Ingen övergång, inget systembyte, ingen ny struktur att bygga upp.

I internationella förvärv, där nya ägare behöver bygga förtroende snabbt, spelar det roll hur processen upplevs. En strukturerad och säker miljö signalerar professionalitet och långsiktighet.

”När vi bjuder in bolag i våra processer vill vi att de ska känna att vi är en professionell och långsiktig ägare. Vårt arbetssätt är en del av det. Hippoly gör oss mer attraktiva som ägare.” Björn Ekström VD och koncernchef Progrits

Mindre friktion, större förutsägbarhet

Med 20 bolag och flera styrelsemöten per år i varje bolag uppstår ett stort antal protokoll, beslut och formella dokument. När allt hanteras i en gemensam och tydligt avgränsad miljö minskar friktionen.

Risken för felaktig distribution elimineras. Det blir tydligt vem som har tagit del av vilket material. Revisorer och långivare kan bjudas in i rätt sammanhang utan att koncernens interna system exponeras.

Det sparar tid. Men kanske ännu viktigare: det skapar lugn.

För en koncern med ambitioner att fortsätta växa, och som närmar sig nästa steg i sin utveckling, är förutsägbarhet en tillgång. Standardiserad och spårbar governance gör organisationen mindre personberoende och mer robust – oavsett om det handlar om nya förvärv, finansiering eller framtida likviditetshändelser.

Governance som strategisk tillgång

För Progrits är Hippoly inte ”bara” en styrelseportal eller ett verktyg för dokumenthantering. Det är en del av bolagets ledningssystem och ett gemensamt arbetssätt som löper genom styrelser, ägare och externa relationer.

När governance fungerar smidigt och säkert i vardagen blir den också en konkurrensfördel i större processer. Det stärker Progrits attraktionskraft som ägare och förtroendet både internt och externt.

Det är där nästa nivå av koncernstyrning börjar, när governance blir en konkurrensfördel.