När koncernstyrning och entreprenörskap ska samexistera – utan att bli krångligt

När Sjöson växte till en koncern med många bolag, styrelser och gemensamma initiativ ökade kraven på struktur, transparens och kvalitetssäkring. Samtidigt var det avgörande att inte förlora det entreprenöriella driv som präglar hela gruppen. Lösningen blev ett gemensamt arbetssätt för styrelse- och ledningsarbete – med Hippoly som nav.

Utmaningen: Styrning i takt med tillväxt

Sjöson är byggt på en stark värdegrund – ömsesidighet, mod, skärpa och lust – och ser sig som ett långsiktigt livsverksbygge. Med majoritetsägande i sina bolag och en tydlig koncernstruktur fanns tidigt höga ambitioner kring governance och kvalitet i styrelsearbetet.

Men när antalet bolag, styrelser och gemensamma forum växte blev arbetssättet allt mer sårbart. Styrelsekommunikation och dokumenthantering skedde till stor del via SharePoint och e-post. Det fungerade hjälpligt internt, men blev snabbt krångligt när externa styrelseledamöter och dotterbolag skulle involveras. Åtkomstfrågor, olika e-postadresser och brist på överblick skapade onödig administration och osäkerhet.

Tidigare hade Sjöson även testat ett dedikerat styrelseverktyg, men upplevde det som trubbigt och svårt att anpassa till verkligheten i en entreprenöriell koncern. Resultatet blev många parallella lösningar – och en känsla av att ingen riktigt hade full kontroll.

Vändpunkten: Behovet av ett gemensamt arbetssätt i en växande koncern

I början av 2025 började Sjöson aktivt leta efter ett nytt arbetssätt. Kraven var tydliga:

• Det måste vara enkelt att använda, även för VD:ar och chefer med begränsad tid
• Säker åtkomst för både interna och externa roller
• Möjlighet att arbeta i flera styrelser och grupper parallellt
• Struktur och spårbarhet – utan onödig komplexitet

Efter att ha jämfört flera alternativ föll valet på Hippoly. Avgörande var kombinationen av användarvänlighet, säkerhet och ett upplägg med separata samarbetsytor – anpassat för organisationer med många styrelser och forum.

Lösningen: Ett gemensamt nav för hela koncernen

Idag används Hippoly som en gemensam plattform för styrelse- och ledningsarbete i hela Sjöson-koncernen.

• Koncernstyrelsen och respektive bolagsstyrelse har egna samarbetsytor
• Interna grupper som VD-nätverk, digitalisering och marknadsforum arbetar på samma sätt
• Samma grundstruktur, men anpassad efter varje bolags förutsättningar

Ulrika Garbrant, KoncernVD, är ledamot i samtliga dotterbolagsstyrelser och fungerar tillsammans med Louice Lundgren Tutak, CFO & Governance-ansvarig, som en sammanhållande länk. Med tydliga arbetsordningar och gemensamma principer för möten, protokoll och rapportering har Hippoly blivit koncernens gemensamma källa till styrelseinformation.

Ett inte oväntat och uppskattat stöd har varit Faktafliken, som ger snabb tillgång till exempelvis kreditupplysningar och grunddata – särskilt värdefullt i en koncern med många bolag.

Louice Lundgren Tutak och Ulrika Garbrant

Resultatet: Bättre governance, mindre administration

Effekterna märktes snabbt.

• Avsevärt bättre kontroll på governance
• Mindre administration och färre manuella moment
• Enklare distribution av månadsrapporter och styrelsematerial
• Betydligt mindre sårbarhet vid förändringar

“När allt går via Hippoly minimerar vi risken för att information tappas bort. Ingen kan säga att de inte fått underlaget.” Louice Lundgren Tutak CFO & Governance Sjöson

När Sjöson nyligen bytte VD i ett dotterbolag kunde den nya VD:n snabbt sätta sig in i både historik och nuläge – utan beroende av enskilda personer eller inkorgar.

Även vid revisioner har arbetssättet förenklats markant. Revisorer bjuds in direkt till relevanta samarbetsytor, vilket sparar både tid och frustration.

Ett mindre personberoende, lättare onboarding av nya medarbetare, förenklad revision och starkare informationssäkerhet är några av de konkreta nyttorna med Hippoly.

Enkelt på riktigt

“Det är lite iPhone-känsla – man förstår hur det funkar direkt.” Ulrika Garbrant KoncernVD Sjöson

En viktig insikt har varit hur snabbt användarna tagit till sig arbetssättet. VD:ar lägger själva upp möten, även extra styrelsemöten, utan behov av stöd eller utbildning.

Varför Hippoly?

För Sjöson handlade valet inte om flest funktioner, utan om rätt nivå.

• Tillräckligt kraftfullt för en komplex koncern
• Tillräckligt enkelt för att användas i vardagen
• Betydligt mer kostnadseffektivt än många alternativ

Blicken framåt

Med ett gemensamt arbetssätt för styrelse- och ledningsarbete står Sjöson bättre rustat för fortsatt tillväxt. Nya bolag, nya styrelser och nya initiativ kan integreras utan att bygga nya strukturer varje gång.

Fokus kan ligga där det hör hemma – på affär, utveckling och långsiktigt värdeskapande.