Signera mötesprotokoll elektroniskt

I Hippoly kan du signera dina mötesprotokoll elektroniskt. Signeringen sker med hjälp av BankID eller via SMS för de som inte har tillgång till BankID.

Vem kan använda denna funktion?
Roll: Ägare, Admin och Användare
Prisplan: Pro

Starta en signering

För att starta ett signeringsärende gå till mötet som protokollet tillhör. Redigera mötet och ladda upp protokollet i PDF format under sektionen Mötesprotokoll.

När filen är uppladdad klicka på knappen Starta signering.

I dialogen som dyker upp lägger du till de personer som ska signera. Glöm inte att lägga till dig själv om du ska signera protokollet. Klicka sedan på Skicka för signering.  Alla som ska signera får nu ett E-postmeddelande med instruktioner för hur dom ska göra för att signera. Dokumentet får också statusen Pågående signering i Hippoly.

När alla som ska, har signerat protokollet uppdateras det ursprungliga protokollet med den signerade versionen och dokumentet får statusen Elektroniskt signerad. Alla som varit med i signeringsflödet blir också aviserade om att signeringen nu är genomförd.

Om någon avvisar en signering

Om en person som ska signera inte vill göra det av någon anledning kan hen välja att Avvisa signeringen. Dokumentet får då statusen Signering avvisad och alla som är med i signeringsflödet blir notifierade om detta både via mejl och i Hippoly.

Du kan nu välja att starta signeringen igen för samma fil, eller radera filen och ladda upp en ny version av protokollet. Detta gör du via dokument-menyn som du finner om du klickar på ikonen till höger om statusen.

Avbryta en startad signering

Du kan när som helst avbryta ett startat signeringsflöde i händelse av att filen av någon anledning inte ska signeras eller att den behöver bytas ut. För att avbryta signeringen klicka på Avbryt signering i dokument-menyn.


Saldo för signeringsärenden

I ditt abonnemang ingår ett visst antal signeringsärenden. Ett signeringsärende är avslutat när dokumentet har blivit signerat av alla deltagare i flödet och fått statusen Elektroniskt signerat. Du ser hur många signeringsärenden du har på ditt saldo varje gång du startar en ny signering. Avräkning från saldot sker endast när ett signeringsärende är avslutat. Detta innebär att om någon avvisar signeringen eller om signeringen avbryts så dras inget från saldot.