Hur generativ AI kan förbättra och effektivisera styrelsearbetet

Under den senaste tiden har antalet tillämpningar som använder generativ AI (artificiell intelligens) exploderat. Det publika startskottet var när ChatGPT från OpenAI lanserades. Nu kan vi dra nytta av tekniken i många olika tillämpningar, alltifrån ord- och bildbehandlare till webbläsare.

Generativ AI kan ge ett konkret stöd och effektivisera styrelsearbetet i företag och föreningar genom teknikens förmåga att:

1. Förmedla kunskap och insikter inför styrelsemötet
2. Öka kreativiteten och skapa bättre agendor
3. Ge alla möjlighet att skriva bra protokoll
4. Spara tid när man för protokoll
5. Förenkla dokumentationen per capsulam

1. Förmedla kunskap och insikter inför styrelsemötet

Allt som oftast dyker det upp nya frågor eller teman som kräver styrelsens omsorg, men som vi kanske inte känner oss så pålästa på. Om man inte är expert på ämnet så kan generativ AI snabbt ge dig en sammanfattning av det mest väsentliga. Du kan också be om en lista på konkreta frågor som du som styrelseledamot bör ställa. På så sätt läser du snabbt in dig på ämnet och blir bättre förberedd inför mötet.

2. Öka kreativiteten och skapa bättre agendor

Om man inte är expert på ett ämne så kan det vara utmanande att lista ut hur man skall disponera mötesagendan. Generativ AI kan ge dig förslag på hur du bäst lägger upp diskussionen kring ett ämne. På så sätt sparar du tid och energi som du annars skulle lägga på att skapa agendan från grunden. Detta leder till mer konstruktiva diskussioner och bättre beslut.

3. Ge alla möjlighet att skriva bra protokoll

En del har en naturbegåvning eller har tränat länge på att skriva kärnfulla protokoll med ett vårdat och grammatiskt korrekt språk. Andra får ta god tid på sig för att få till det. Eller så blir justeringsrundorna långdragna med kommentarer som snarare rör sig om form och ordval än innehåll. Generativ AI kan baserat på några korta instruktioner ge förslag på protokolltexter och ge en utmärkt utgångspunkt för högkvalitativa protokoll. Nu har alla tillgång till världens största frasminne som behärskar de flesta språken.

4. Spara tid när man för protokoll

Det största problemet för många styrelser är inte att protokollen är undermåliga eller ofullständiga, det är den långa ledtiden från styrelsemötet till att protokollet är signerat och distribuerat. Generativ AI kan snabbt skriva delar av eller hela protokoll och förenkla arbetet i så hög grad att protokollet inte hamnar på någons att-göra-lista utan skrivs direkt.

5. Förenkla dokumentationen per capsulam

Ibland har man korta möten om bara ett beslut som behöver dokumenteras. Det är också typiskt för möten som hålls per capsulam. Här är generativ AI speciellt användbart. Ge den bara en kort instruktion om vilket beslut som togs så har du ett komplett protokoll på några sekunder.

Hippoly och generativ AI

Hippoly är en lättanvänd styrelseportal för företag och föreningar som vill hantera sitt styrelsearbete digitalt. Tjänsten är integrerad med Azure OpenAI Service (den språkmodell som ChatGPT baserar sig på) för att ytterligare effektivisera styrelsearbetet. AI-tekniken är inbäddad i tjänstens funktioner för att skapa agendor och skriva protokoll och ger förstärkta förmågor när kreativiteten eller tiden tryter.

En stor fördel med Hippolys funktioner för automatiska textförslag, jämfört med t ex ChatGPT, är att förslagen är tillgängliga direkt när man bygger en agenda eller skriver ett protokoll. Användaren har en betydligt smidigare arbetsmiljö och slipper att hoppa mellan applikationer och klippa och klistra. Det gör också att den efterföljande processen går så mycket snabbare t ex funktionerna för att ge utsedda ledamöter tillfälle att justera protokollet och slutligen via e-signering bekräfta att det är korrekt.

Integrationen ger de styrelser som använder Hippoly förutsättningar att hantera all information konfidentiellt och anonymt interagera med AI. Med Hippoly kan du på ett säkert sätt minska ledtiden och förenkla processen från det att agendan skapas, mötet genomförs och besluten tas till att de är dokumenterade enligt alla konstens regler.

Läs mer om hur generativ AI kan förbättra era mötesförberedelser och förenkla protokollprocessen. Du är också varmt välkommen att testa hur det fungerar i praktiken!

Relaterade artiklar

AI-assisterad mötesplanering med Hippoly
Det självskrivande protokollet