Boka och förbered möten
I Hippolys mötesfunktion kan du enkelt bjuda in till möten, skapa agenda, distribuera mötesunderlag och följa deltagarnas RSVP. Kalenderintegration gör att mötet automatiskt läggs till i deltagarnas kalendrar och håller dom uppdaterade vid förändringar. Här finner du information och guider om hur du skapar ditt första möte och sätter upp en agenda.
På denna sida hittar du
1. Skapa ett nytt möte
- Gå till mötessidan genom att klicka på menyvalet Möten i vänstermenyn.
- Klicka på knappen Nytt möte.
- Ange titel, plats, datum och tid för mötet. Om du vill skapa ett videorum för mötet klickar du på Aktivera videomöte. Du kan även lägga till en beskrivning om exempelvis mötets tema eller en kompletterande beskrivning.
- Välj vilka som ska bjudas in till mötet. Alla medlemmar i samarbetsytan är automatiskt tillagda från början. Vill du ta bort någon gör du det genom att trycka på X-knappen bredvid personens namn.
- Du som skapar mötet blir mötets Organisatör och genom att trycka på pennan anger du vilka som ska vara Mötesadministratörer. En Mötesadministratör kan tillsammans med Organisatören ändra i mötesinformationen, skapa & redigera agendan samt ladda upp underlag till mötet. Övriga deltagare har enbart läsrättigheter.
Tänk på att: E-postinbjudningar innehåller mötets titel, plats och tid. Du bör därför inte ha någon känslig information i dessa fält. Mötesbeskrivning, agenda och mötesfiler skickas aldrig med i e-postinbjudan utan blir endast tillgängliga när de inbjudna loggat in.
2. Bjud in till möte
När du klickar på knappen Dela mötet nere till höger där du skapat mötet bjuds deltagarna in och det skickas automatiskt e-postinbjudningar ut till deltagarna. De inbjudna kan tacka Ja, Nej eller Kanske och mötet läggs till som en kalenderhändelse i de inbjudnas kalender. För att du som organisatör ska kunna få mötet i din kalender skickas en mötesinbjudan även till dig.
3. Skapa agenda och distribuera mötesunderlag
I Hippoly finns det flera sätt att skapa din agenda på. Ett tips är att se vår videoguide om hur du enkelt bygger din agenda.
1. För att skapa en agenda går du in på mötet och väljer fliken Agenda & Filer
2. Du kan nu välja om du vill skapa en helt ny agenda, kopiera från ett tidigare möte använda någon av Hippolys mallar.
- Väljer du ”Ny tom agenda” kommer du direkt till agendafunktionen där du bygger din agenda.
- Väljer du ”Använd agenda från tidigare möte” så får du först välja från vilket möte du vill kopiera agendan (förutsätter att du har minst ett tidigare möte med en delad agenda).
- Väljer du ”Skapa från mall” så får du först välja vilken mall du vill utgå ifrån. Vilka mallar som finns tillgängliga styrs bl a beroende på typ av organisation och typ av samarbetsyta.
3. Väl inne i agendabyggaren finns det två lägen – Redigera där du kan editera och göra förändringar i agendan samt Visningsläge som visar hur agendan kommer att se ut för deltagarna. Du kan enkelt byta läge genom att använda knapparna högst upp i agendabyggaren.
För att bygga upp din agenda eller ändra i en befintlig agenda så väljer du Redigeringsläget och använder följande funktioner:
- Rubrik: Punktens rubrik
- Ansvarig: Vem som är föredragande
- Tid: Hur lång tid som punkten ska ta
- Beskrivning: Fritext för att beskriva innehållet i punkten
- Lägg till punkt: Skapa en ny punkt under aktuell punkt
- Pil åt höger: Gör punkten till en underpunkt
- Pil uppåt: Flyttar punkten ett steg upp
- Pil nedåt: Flyttar punkten ett steg ned
- Papperskorg: Radera punkten
- Gem: Lägg till filer till punkten. Du kan också dra-och-släppa filer på en punkt. Alla dokument som laddas upp krypteras.
4. När du har upprättat agendan kan du informera alla mötesdeltagare om att en agenda finns tillgänglig genom att klicka på ”Dela agendan” uppe till höger. Deltagarna kan nu logga in och ta del av mötesunderlaget för att förbereda sig inför mötet. Du har även möjlighet att ladda ner agendan genom att klicka på pilen bredvid soptunnan.
Som Organisatör eller Mötesadministratör kan du när som helst gå in och göra ändringar i mötets agenda. Du får då frågan om du vill informera deltagarna om detta. Klickar du på Meddela så uppmärksammas deltagarna om att en förändring har skett via e-post och avisering.
Nu är mötet förberett – läs mer om hur du genomför och dokumenterar möten