Möten

Här kan du enkelt bjuda in till möten, följa deltagarnas RSVP, skapa agenda och distribuera mötesunderlag på ett säkert sätt. Kalenderintegration gör att mötet automatiskt läggs till i deltagarnas kalendrar och håller dom uppdaterade vid förändringar. När mötet genomförs kan ni köra det direkt i mötesvyn, följa agendan och ta del av underlagen. Ni kan också välja att genomföra mötet helt på distans med hjälp av den inbyggda videofunktionen.

Relaterat: Elektronisk signering av mötesprotokoll

Vem kan använda denna funktion?
Roll: Ägare, Admin och Användare
Prisplan: Grow och Pro

Skapa möte

För att lägga till ett möte klickar du på Möten i vänstermenyn och därefter på knappen Nytt möte. 

Skriv en titel, ange plats, datum och tid för mötet. Ange om ni vill aktivera den inbyggda videofunktionen.

 


Spara som utkast

När du skapar ett möte kan du, istället för att Dela mötet, välja att Spara som utkast. Om du gör detta är det bara du och de som är Mötesadministratörer eller Administratörer för samarbetsytan som har åtkomst till mötet.

 


Deltagare

Under fliken Deltagare lägger du till de personer som ska bjudas in till mötet. Du har också möjlighet att lägga till en kompletterande beskrivning t ex vilket tema mötet har.

Alla medlemmar i samarbetsytan är tillagda från början. Vill du ta bort någon klickar du på krysset till höger om personen. Genom att klicka på symbolen fyrkant/penna anger du vilka som utöver Organisatören skall vara Mötesadministratörer. De kan tillsammans med organisatören ändra informationen kopplat till mötet, arbeta med agendan och ladda upp underlag. Övriga deltagare kan ladda upp filer till mötet men har bara läsrättighet i övrigt.

 

Bjud in till möte

När du klickar på Dela mötet  skickas  inbjudningar via e-post till de tillagda personerna. Genom mejlet kan de inbjudna tacka Ja, Nej eller Kanske och mötet läggs till som en kalenderhändelse i  de inbjudnas kalendrar.

För att du som organisatör också ska få mötet i din kalender, skickas en mötesinbjudan även till dig.

Tänk på: E-postinbjudningar innehåller mötets titel, plats och tid. Du bör därför inte ha någon känslig information i dessa fält då e-post inte är ett säkert kommunikationssätt.

Mötesbeskrivning och mötesfiler skickas aldrig med i e-postinbjudningar, utan de inbjudna måste logga in för att komma åt dessa. I kalenderhädelsen finns en länk som tar användaren direkt till mötet på tjänsten.

Status på mötesinbjudningar

Du kan hela tiden följa vilka som har svarat på din mötesinbjudan i mötesvyn. Öppna mötet och se medlemmarnas status till höger. Det finns fyra olika statusar: Accepterat, Väntar på svar, Kanske och Avböjt.

Om någon inte hittar sin mötesinbjudan eller om du vill påminna någon – använd funktionen ”Skicka inbjudan igen”.

Redigera ett möte

Du kan när som helst boka om tid, datum, plats eller göra andra ändringar med ett möte. Öppna mötet och klicka på pennan i högra hörnet för att göra justeringar. Deltagarna får automatiskt aviseringar och mejl om ändringen berör tid, datum, plats eller mötestitel. Man accepterar eller avböjer inbjudan. Den tidigare bokningen i kalendern uppdateras automatiskt.

Ta bort möte

För att ta bort ett möte öppnar du mötet och klickar på papperskorgen i högra hörnet. Deltagarna får automatiskt aviseringar och mejl om att mötet är inställt och kan enkelt acceptera att mötet tas bort från deras kalender.


Aviseringar vid uppdatering av möten

Aviseringar skickas ut till deltagarna när mötet delas, när datum, plats och tid ändras eller när mötet tas bort.

Lägga upp och redigera historiska möten

Om du vill lägga upp eller redigera historiska möten följer du samma instruktioner som ovan. Enda skillnaden är att när mötesdatumet har passerat dagens datum skickas det inte ut någon inbjudan till deltagarna när du klickar på Dela eller Uppdatera möte. Istället sparas bara förändringarna och blir synligt för deltagarna inne i tjänsten.

Agenda & Filer

Under fliken Agenda & Filer kan du skapa en agenda och ladda upp filer.

 

Skapa agenda

Om du vill arbeta med Hippolys agendafunktion så kan du välja mellan tre alternativ; skapa en helt ny tom agenda, använda en agenda från ett tidigare möte eller skapa en agenda från en mall.

Ladda upp filer

Här kan du ladda upp filer som inte ska kopplas till en agendapunkt eller om du inte vill använda Hippolys agendafunktion.

Agenda

Om du klickar på ”Ny tom agenda” så kommer du direkt till agendafunktionen där du bygger upp din agenda. Om du väljer ”Använd agenda från tidigare möte” så får du först välja från vilket möte du vill kopiera agendan. Om du istället väljer ”Skapa från mall” så får du först välja vilken mall du vill utgå ifrån.

Agendafunktionen har två lägen; Redigera där du kan göra förändringar i agendan och Visningsläge som visar hur agendan kommer att se ut för deltagarna. De ändringar som du gör i redigeringsläget sparas automatiskt. Om du vill ångra något, använd cmd+z (Mac) eller ctrl+z (PC).

För att radera agendan så klickar du på papperskorgen till höger. För att dela agendan d v s göra den synlig för deltagarna så klickar du på Dela agenda längst till höger. Om du klickar på X längst upp till höger så stängs agendavyn.

 

Agendapunkt

För att bygga upp din agenda eller ändra i en befintlig agenda så använder du följande funktioner;

  • Rubrik: Punktens rubrik
  • Ansvarig: Vem som är föredragande
  • Tid: Hur lång tid punkten skall ta
  • Beskrivning: Fritext för att beskriva innehållet i punkten
  • Pil åt höger: Gör punkten till en underpunkt
  • Pil uppåt: Flyttar punkten ett steg upp
  • Pil nedåt: Flyttar punkten ett steg ned
  • Papperskorg: Radera punkten
  • Lägg till punkt: Skapa en ny punkt under aktuell punkt
  • Gem: Lägg till filer till punkten. Det går också bra att dra-och-släppa filer på en punkt.

Om du skriver på ett tangentbord så kan vissa funktioner styras via kortkommandon, vilket i så fall visas nere till höger i punkten.

Dela agendan

När du har upprättat agendan så kan du informera alla mötesdeltagare om detta genom att klicka på ”Dela agendan”. Då får alla deltagare ett e-postmeddelande och en avisering som informerar om att agendan är tillgänglig för aktuellt möte.

Uppdatera agendan och mötesunderlagen

Om du efter att ha delat agendan ändrar något eller laddar upp ytterligare filer så får du ta ställning till om du skall informera deltagarna om detta. Klickar du på ”Meddela” så uppmärksammas deltagarna om detta via e-post och avisering.

Ladda upp filer

Mötesunderlagen laddar du upp när du skapar mötet eller vid ett senare tillfälle. Alla dokument som laddas upp krypteras.

Filerna kan antingen laddas upp via Hippolys agendafunktion genom att klicka på agendan och sedan på aktuell agendapunkt eller direkt via mötespanelen.

Ladda upp filer via agendafunktionen

Om du vill ladda upp filer till en agenda som du har skapat med Hippolys agendafunktion så klickar du först på ”Öppna agendan”.

Klicka sedan på gemet vid den punkt i agendan där filerna skall ligga. Då visas en undermeny där du kan välja om du vill hämta filen från din dator eller välja en fil som redan är uppladdad till Hippoly.

Det går också att dra-och-släppa filer på en punkt.

Ladda upp filer via mötespanelen

Om du vill ladda upp underlag via mötespanelen; öppna mötet, klicka på fliken ”Agenda & Filer” och sedan på länken under rubriken ”Lägg till filer”. Välj fil och klicka på Öppna varvid filen krypteras och sparas i mötet, men utan någon koppling till Hippolys agendafunktion. Det går lika bra att dra-och-släppa filer i uppladdningszonen. Om du senare gör en agenda så går det utmärkt att koppla de filer som ligger här till de nya agendapunkterna.

När du skapar ett möte så skapas det automatiskt en mapp under Filer där alla dokument kopplade till mötet hamnar. Du kan också ladda upp filer till mötet via denna mapp.

Läs mer om Mötesmappar.

Protokoll

När mötet är genomfört och protokollet är upprättat laddar du upp det under fliken ”Protokoll”.

Om du laddar upp protokollet i pdf-format så kan du med enkelhet hantera signeringen elektroniskt. Klicka på ”Starta signering” och välj vilka som skall vara signatörer så informeras de om detta via e-post. Du kan hela tiden följa vilka som har signerat eller inte. När flödet är klart så ersätts protokollet av det signerade dokumentet per automatik. Läs mer om elektronisk signering

Om ni har flera dokument som tillhör protokollet men som ligger i separata filer så kan ni ladda upp dem här genom att klicka på ”Lägg till ytterligare filer”