Möten

Denna funktion gör att du enkelt kan bjuda in till möten och distribuera mötesunderlag på ett säkert sätt. Kalenderintegration gör att mötet automatiskt läggs till i deltagarnas kalendrar och håller dom uppdaterade vid förändringar.

Relaterat: Elektronisk signering av mötesprotokoll

Vem kan använda denna funktion?
Roll: Ägare, Admin och Användare
Prisplan: Grow och Pro

Skapa möte

För att lägga till ett möte klickar du på Möten i vänstermenyn och därefter på knappen Nytt möte. 

Skriv en titel, ange plats, datum och tid för mötet. Du har också möjlighet att lägga till en beskrivning för mötet, t ex agendan.

Lägg till de personer som ska bjudas in till mötet. Alla medlemmar i samarbetsytan är tillagda från början, vill du ta bort någon klickar du på krysset till höger om personen.

Bjud in

När du klickar på Dela mötet  skickas  inbjudningar via e-post till de tillagda personerna. Genom mejlet kan de inbjudna tacka Ja, Nej eller Kanske och mötet läggs till som en kalenderhändelse i  de inbjudnas kalendrar.

För att du som organisatör också ska få mötet i din kalender, skickas en mötesinbjudan även till dig.

Tänk på: E-postinbjudningar innehåller mötets titel, plats och tid. Du bör därför inte ha någon känslig information i dessa fält då e-post inte är ett säkert kommunikationssätt.

Mötesbeskrivning och mötesfiler skickas aldrig med i e-postinbjudningar, utan de inbjudna måste logga in för att komma åt dessa. I kalenderhädelsen finns en länk som tar användaren direkt till mötet på tjänsten.

Spara som utkast

När du skapar ett möte kan du, istället för att Dela mötet, välja att Spara som utkast. Om du gör detta är det bara du och de som är Administratörer för samarbetsytan som har åtkomst till mötet.

Ladda upp mötesunderlag

Mötesunderlag laddar du upp när du skapar mötet eller vid ett senare tillfälle. Om du vill ladda upp underlag vid ett senare tillfälle, öppna mötet, klicka på pennan för att redigera och lägg till dokumenten.  Alla dokument som laddas upp krypteras och precis som med övrig data sker detta i flera nivåer.

När du skapar ett möte så skapas det automatiskt också upp en mapp för mötet under Filer där alla dokument kopplade till mötet hamnar. Du kan också ladda upp filer till mötet via denna mapp.

Läs mer om Mötesmappar.

Status på mötesinbjudningar

Du kan hela tiden följa vilka som har svarat på din mötesinbjudan i mötesvyn. Öppna mötet och se medlemmarnas status till höger. Det finns fyra olika statusar: Accepterat, Väntar på svar, Kanske och Avböjt.

Redigera ett möte

Du kan när som helst boka om tid, datum, plats eller göra andra ändringar med ett möte. Öppna mötet och klicka på pennan i högra hörnet för att göra justeringar. Deltagarna får automatiskt aviseringar och mejl om ändringen berör tid, datum, plats eller mötestitel. Man accepterar eller avböjer inbjudan. Den tidigare bokningen i kalendern uppdateras automatiskt.

Ta bort möte

För att ta bort ett möte öppnar du mötet och klickar på papperskorgen i högra hörnet. Deltagarna får automatiskt aviseringar och mejl om att mötet är inställt och kan enkelt acceptera att mötet tas bort från deras kalender.


Aviseringar vid uppdatering av möten

Aviseringar skickas ut till deltagarna när mötet delas, när datum, plats och tid ändras eller när mötet tas bort.

Lägga upp och redigera historiska möten

Om du vill lägga upp eller redigera historiska möten följer du samma instruktioner som ovan. Enda skillnaden är att när mötesdatumet har passerat dagens datum skickas det  inte ut någon inbjudan till deltagarna när du klickar på Dela eller Uppdatera möte. Istället sparas bara förändringarna och blir synligt för alla inne i tjänsten.