Kom igång med Hippoly

Hippoly är anpassat och fungerar för de flesta typer av organisationer – speciellt för de som har höga krav på enkelhet, säkerhet och sekretess. Den här guiden beskriver hur du sätter upp ett nytt team och ger dig tips på hur du smidigt kommer i gång med användandet av tjänsten.

I Hippoly har varje team en egen så kallad samarbetsyta. Det finns fem olika typer av samarbetsytor att välja mellan beroende på i vilket sammanhang du tänkt att använda tjänsten.

  • Styrelse
  • Ledningsgrupp
  • Advisory Board
  • Ägare
  • Datarum

Det kostar inget att aktivera ett nytt team. En ny samarbetsyta hamnar automatiskt på Free abonnemanget. Ni kan i lugn och ro säkerställa att ni kommer igång med det nya teamet på ett bra sätt. Ni bestämmer själva när och om ni vill uppgradera till något av betalabonnemangen. Läs mer om våra olika abonnemang

På denna sida hittar du

  1. Kom igång med en samarbetsyta för aktiebolag, brf eller ekonomisk förening
  2. Kom igång med en samarbetsyta för övriga bolagsformer och Datarum
  3. Bjud in personer till samarbetsytan
  4. Roller och behörigheter
  5. Förbered samarbetsytan
  6. Jag använder redan Hippoly och vill skapa en samarbetsyta för ett annat team

 

1. Aktiebolag, brf eller ekonomisk förening

Notera: För att kunna skapa en samarbetsyta för aktiebolag, bostadsrättsförening eller ekonomisk förening behöver du använda mobilt BankID när du skapar ditt användarkonto och vara registrerad som styrelsemedlem hos bolagsverket för det bolag samarbetsytan avser.

  1. Logga in på Hippoly eller skapa användarkonto om du inte har något sedan tidigare
  2. Har du bolagsengagemang där du är registrerad företrädare hos Bolagsverket så kommer dessa listas för dig och du behöver bara klicka på knappen Kom igång för den organisation du vill skapa samarbetsytan för.
  3. Samarbetsytan kommer skapas upp och du är nu redo för att börja bjuda in dina kollegor och lägga upp innehåll.

 

2. Övriga bolagsformer, utländska organisationer och datarum

Vill du använda Hippoly för t ex. en ideell förening, bolag som ej är registrerat i Sverige eller för ett datarum behöver du skapa samarbetsytan manuellt.

  1. Logga in på Hippoly eller skapa användarkonto om du inte har något sedan tidigare
  2. Har du bolagsengagemang där du är registrerad företrädare hos Bolagsverket så kommer dessa listas för dig. Om du vill skapa en samarbetsyta för ett annat engagemang så klicka på knappen Skapa en ny samarbetsyta och fyll i formuläret som visas för dig. Har du inte några engagemang registrerade hos Bolagsverket visas formuläret automatiskt för dig och det är bara att fylla i det och sedan klicka på Skapa samarbetsyta.
  3. Samarbetsytan kommer skapas upp och du är nu redo för att börja bjuda in dina kollegor och lägga upp innehåll.

 

3. Bjud in medlemmar till samarbetsytan

Det finns två sätt att bjuda in medlemmar till ett team:

  • Klicka på Bjud in längst ned till höger i huvudbilden när du är i inloggat läge.
  • Klicka på Inställningar i vänstermenyn och sedan på knappen Bjud in.

Fyll i e-postadresser till de personer du vill bjuda in och klicka sedan på Skicka inbjudningar. Hippoly skickar då automatiskt ut ett mejl till de inbjudna innehållandes instruktioner för hur de ansluter sig till samarbetsytan.

 

4. Roller och behörigheter

Du som aktiverat samarbetsytan får automatiskt rollen Ägare. Personer som bjuds in får automatiskt rollen Användare. Vill du till exempel att någon annan ska kunna bjuda in ytterligare teammedlemmar och administrera samarbetsytan så gör du denna person till Administratör.

Du som ägare eller administratör kan ändra medlemmarnas behörigheter genom att klicka på Inställningar i vänstermenyn och sedan välja Medlemmar. Klicka på den person du vill ändra behörighet för genom välja vilken roll personen ska ha. Du kan härifrån också redigera en persons titel. Titeln har ingen påverkan på vilka behörigheter personen har i tjänsten, utan behörighet styrs enbart utifrån vilken roll personen har.  Mer om roller och behörigheter.

Medlemsinställningar

 

5. Förbered samarbetsytan

Medan du väntar på att dina kollegor ska ansluta sig till samarbetsytan – Passa på att göra samarbetsytan lite mer hemtrevlig genom att skapa en Mappstruktur och Lägga till appar

 

6. Skapa samarbetsyta för ytterligare ett team

Om du vill skapa ytterligare samarbetsytor och använda Hippoly i fler sammanhang så gör du enligt följande

  1. Klicka på knappen Lägg till team längst ner i vänstermenyn
  2. Har du bolagsengagemang där du är registrerad företrädare hos Bolagsverket så kommer dessa listas för dig. Om du vill skapa en samarbetsyta för ett annat engagemang så klicka på knappen Skapa en ny samarbetsyta och fyll i formuläret som visas för dig. Har du inte några engagemang registrerade hos Bolagsverket visas formuläret automatiskt för dig och det är bara att fylla i det och sedan klicka på Skapa samarbetsyta. Samarbetsytan kommer skapas upp och du är nu redo för att börja bjuda in dina kollegor och lägga upp innehåll.
  3. Följ steg 3-5 ovan.