Hur man genomför ett riktigt bra styrelsemöte

Styrelsemöten i ett aktiebolag eller en förening är tillfället för de allra viktigaste diskussionerna och besluten. Alla deltagare måste skapa sig rätt förutsättningar för att kunna prestera på topp. Det handlar t ex om att ha tillgång till rätt beslutsunderlag, vara pålästa och verka för ett konstruktivt samarbetsklimat.

Men hur genomför man ett riktigt bra styrelsemöte? I vägledningen nedan har vi samlat våra kunders bästa tips med länkar till funktionerna i Hippoly som ger precis det stöd som din styrelse behöver.

I artikeln:

• Sätt en agenda med en tydlig tidtabell
• Skapa och dela mötesunderlag
• Börja mötet med att bestämma rollfördelningen
• Få alla på banan med en återblick
• För mötet framåt och låt alla komma till tals
• Diskutera och ta beslut
• Skriv protokoll inkl
• Planera för nästa möte
• Avsluta med en sammanfattning
• Justera och signera protokoll
• Kommunikation mellan mötena
• Prata med en expert

Sätt en agenda med en tydlig tidtabell

Skapa en dagordning  så att alla vet vad mötet skall fokusera på. Ange hur många minuter ni skall ägna åt varje punkt och vem som skall vara föredragande. En agenda är normalt uppdelad i
– mötesformalia, rollfördelning och protokoll från föregående möte
– rapportpunkter, t ex ekonomiskt utfall, KPIer, affärsläget och prognos
– diskussionspunkter, aktuella ämnen som styrelsen eller ledningen lyft upp för diskussion
– beslutspunkter, de beslut som behöver tas på mötet
– nästa möte

Skicka dagordningen i god tid innan styrelsemötet och uppmärksamma deltagarna på om den ändras innan mötet.

Skapa och dela mötesunderlag

När mötet närmar sig är det dags att distribuera aktuella underlag. Se till att materialet till rapportpunkterna följer ett standardiserat utseende. Det förenklar för de som producerar rapporterna och får ledamöterna att känna igen sig från möte till möte. Lägg ordentligt med tid på underlaget för diskussioner och beslut så att deltagarna på egen hand kan få en komplett bild av ämnet. Skicka underlagen gärna en vecka i förväg så att alla har möjlighet att förbereda sig.

Börja mötet med att bestämma rollfördelningen

Börja mötet med att utse personen som skall leda mötet (ofta styrelseordförande), den som skall föra protokoll samt eventuellt den eller de som skall justera protokollet. Att utse justeringspersoner är en säkerhetsåtgärd för att få fler ögon på protokollet och ger ett extra stöd till sekreteraren. Säkerställ att de som skall ge en uppdatering eller presentation är beredda att göra det enligt dispositionen i agendan.

Få alla på banan med en återblick

Gå igenom tidigare mötesprotokoll och ge en kort översikt av var ni befinner er och tidigare nyckelhändelser som har lett fram till detta. Bocka av de åtgärder som vidtagits och uppgifter som har slutförts sedan det senaste styrelsemötet.

Följ upp med personer som fick ta på sig vissa uppgifter efter det senaste styrelsemötet. Du kan antingen följa upp innan mötet och inkludera deras uppdateringar i översikten i början av mötet; eller om deras uppdatering rör sig om ett ämne på dagordningen kan de ge det kort när ni kommer till det ämnet på dagordningen.

För mötet framåt och låt alla komma till tals

Ordföranden för mötet framåt och håller alla fokuserade på dagordningen. Försök att inte avvika från ämnet. Se till att ni diskuterar det väsentliga för varje ämne på dagordningen och inte slösar tid på att uppdatera personer om det de redan vet. Som ordförande har man uppgiften att se till att alla kommer till tals. Be om respektive deltagares kommentarer om någon sitter tyst eller inte får ordet.

Diskutera och ta beslut

Om det finns ett beslut som behöver godkännas av styrelsen måste det göras på ett formellt styrelsemöte. Var noga med att efter diskussionen formulera beslutet tydligt. Om inte alla styrelsemedlemmar accepterar beslutet röstar man och behöver hitta en majoritet för att beslutet ska godkännas.

Efter att styrelsemedlemmar har röstat för att godkänna beslutet eller inte, registreras resultatet i dina styrelseprotokoll som ett styrelsebeslut.

Skriv mötesprotokoll

Protokollen från våra styrelsemöten har många funktioner. Externa intressenter, till exempel ägare, revisorer eller valberedningar vill genom att läsa protokollen kunna följa styrelsens arbete och se hur och vilka beslut som har fattats. Vi som arbetar i styrelser har naturligtvis stor nytta av protokollen för att dokumentera vårt arbete och komma ihåg vilka ärenden vi har hanterat. För oss har också protokollen en viktig bevissäkrande funktion.

Planera för nästa möte

När mötet närmar sig slutet så är det dags att titta framåt. Arbetet fortsätter. Diskussionerna skall tas upp igen när vi ses nästa gång. Diskutera kort vad ni kommer att fokusera på mellan nu och nästa möte och vilka ämnen man skulle vilja lägga till på dagordningen för nästa möte.

Ett effektivt sätt att planera kommande möten är att använda ett årshjul.

Avsluta med en sammanfattning

Avsluta mötet genom att gå igenom styrelsens att-göra-lista, sammanfatta diskussionerna och upprepa vilka beslut som har tagits. Stäm av att sekreteraren har fått med allt relevant i protokollet.

Justera och signera mötesprotokoll

En del justerar och signerar mötesprotokollet på sittande möte. Andra vill ha mer tid på sig och vill också ge justeringspersonerna några dagar för reflektion. Oavsett så skall det formuleras på ett sätt så att det kan förstås av en extern part och helst inte dröja längre än en vecka innan det är signerat.

Eftersom aktiebolagslagen och föreningslagen säger att beslut bara får fattas om samtliga styrelseledamöter har fått ett tillfredsställande underlag så är det ofta en bra idé att bilägga det faktiska beslutsunderlaget till protokollet. Att det inkluderas i det material som signeras skapar en stark beviskedja och en större trygghet i en situation där man blir ifrågasatt.

Kommunikation mellan mötena

En aktiv styrelse kommunicerar naturligtvis också mellan mötena. Det kan handla om händelser som kräver omedelbara åtgärder, frågor som behöver ett snabbt svar eller löpande information om vunna affärer, rekryteringar och andra viktiga händelser. Ett sätt att göra din styrelse mer delaktig i den löpande verksamheten är att se till att de får nyhetsbrev och marknadsföringsutskick. Styrelsen kan behöva ta beslut mellan mötena. För att dokumentera dessa beslut kan man upprätta möten ”per capsulam” vilket utgörs av ett protokoll som beskriver beslutet och som alla i styrelsen skriver under.

Prata med en expert

Vill du se hur enkelt det är att använda Hippoly för att hantera hela mötesprocessen från kallelse till singerat protokoll? Boka ett gratis samtal med en av våra experter, så visar vi dig runt.