Kom igång med ditt team

Denna artikel vänder sig till dig som vill aktivera ett nytt team eller är Administratör för ett existerande. Här får du tips på vad du kan göra för att ni smidigt ska komma igång med erat användande av Hippoly.

Om du inte har ett användarkonto eller om du blivit inbjuden till ett team, läs istället Kom igång med Hippoly

1. Aktivera en ny samarbetsyta

Notera: Du behöver vara registrerad som VD, Styrelseordförande eller Ledamot hos bolagsverket för det bolag du vill aktivera ett team för.

Varje team har sin egen samarbetsyta på Hippoly. Om du vill börja använda tjänsten för ett nytt team så klicka på Lägg till team när du är i inloggat läge. De bolag som du kan aktivera en samarbetsyta för kommer nu att listas. Klicka på Kom igång för det team i listan som du vill aktivera. Samarbetsytan kommer skapas upp och du är nu redo för att börja bjuda in dina kollegor och lägga upp innehåll.

Notera: Det kostar inget att aktivera ett nytt team utan samarbetsytan hamnar initialt på Free abonnemanget. Ni kan i lugn och ro säkerställa att ni kommer igång på ett bra sätt och när behov uppstår har ni möjligheten att uppgradera till antingen ett Grow eller Pro abonnemang. Läs mer om våra olika abonnemangen här.

2. Bjud in medlemmar

Det finns två sätt att bjuda in medlemmar:

Klicka på Bjud in längst ned till höger i huvudbilden
Klicka på menyvalet Inställningar och sedan på knappen Bjud in.

Fyll i e-postadresser till de personer du vill bjuda in och klicka sedan på Skicka inbjudningar. Hippoly skickar då automatiskt ut ett mejl till de inbjudna innehållandes instruktioner för hur de ansluter sig till teamet.

Notera: Personer som bjuds in blir automatiskt Användare utan administratörsrättigheter. Vill du te x att någon annan ska kunna bjuda in ytterligare teammedlemmar behöver denna person göras till administratör. Under Roller och Behörigheter kan du läsa om hur du gör personer till administratörer.

3. Ladda upp befintliga dokument och filer

Se till så att alla i teamet får tillgång till er befintliga dokumentation. Gå in under menyval Filer och ladda upp mappar och dokument eller använd dig av Hippolys dra-och-släpp funktion. Här kan du läsa mer om Filer och Dokument.

4. Lägg upp möten

Lägg upp era kommande möten genom att välja Möten i menyn. Ladda sedan upp det mötesunderlag (dokument och filer) som du vill att medlemmarna skall se och läsa.

Vill du lägga upp historiska möten för att skapa ordning gör du på exakt samma sätt som om du skulle lägga till ett kommande möte. När du väljer ett mötesdatum som har passerat dagens datum skickas däremot inte någon inbjudan ut till deltagarna. Läs mer om Möten.

5.Hälsa nya medlemmar välkomna med ett inlägg

Gör gärna ett Inlägg för att välkomna ditt team in i Hippoly. När man öppnar en samarbetsyta visas nyhetsflödet där inlägg från medlemmar och externa källor (t ex Twitter och Bolagsverket) presenteras. Mer om Inlägg.

6. Ladda upp logotype

Genom att ladda upp er företagslogotype gör du Hippoly mer personligt, men framförallt blir det enklare för de teammedlemmar som är med i flera team att navigera och veta vart dom är. Klicka på Inställningar i vänstermenyn och välj Inställningar. Klicka på bilden företagslogo för att lägga till eller ändra bild. Kvadratisk logotype fungerar allra bäst, förslagsvis samma som används på LinkedIn.

7. Lägg till appar

Under Appar i vänstermenyn finner du de applikationer och tjänster från tredje part som Hippoly integrerar med. Vissa integrationer är redan installerade när du aktiverar en samarbetsyta, andra kan du välja att lägga till. Beroende av vilket abonnemang du har kommer utbudet av appar att se olika ut. För att lägga till en valbar app, klicka på Konfigurera och följ instruktionerna.